ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Класифікація документів
Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає
інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.
Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони
— писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці,
дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше
використовують текстові документи, інформація яких фіксується
рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки,
інструкції, протоколи та ін.;
походженням — службові (офіційні) й особисті*
• службові документи створюються організаціями, підприємствами та
службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в
установленому порядку;
• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової
діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації,
установи чи підприємства, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи
організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком — вхідні й вихідні;
формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в
певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи,
типові інструкції, типові положення);
• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для
розв’язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки
(протоколи, накази, заяви);
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної
черги;
• термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також
документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма,
телефонограма);
• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового
користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку
«Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до
кримінальної відповідальності;
стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і
печаткою;
• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково
робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами,
організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для
довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають
однакову юридичну силу;
• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться
виписка (витяг);
• якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат.
Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
складністю — прості (односкладові) й складні;
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній
стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називаються діловодством.
ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ
Таблиця
Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей,
розташованих у певному порядку й за графами.
Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри.
У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше
вживаються слова разом, усього, у тому числі.
Таблиця складається з таких реквізитів:
1) номера;
2) тематичного заголовка;
3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці
заголовків і підзаголовків не ставляться);
4) основної частини, що містить графи й рядки;
5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі
таблиці.
Таблиця має бути компактною і наочною.
Зразок таблиці:
Таблиця № 5
Затверджено вченою радою
факультету (вузу)_____________
Протокол №____ від «___» _______ 1995 р.
План підготовки кандидатів наук
на 1995—2000 роки __________факультету
№ п/п Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка працює над кандидатською
дисертацією Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації
Термін виконання (роки початку та закінчення роботи) Термін виконання на
час складання плану Форма підготовки
навчання в аспірантурі надання творчої відпустки оформлення особою,
яка захищатиме дисертацію
Правопис складних прикметників
Складні прикметники пишуться разом і через дефіс. Разом пишуться:
1. Складні прикметники, утворені від .складних іменників, що пишуться
разом: лісостеповий, радіофізичний, самохідний.
2. Складні прикметники, утворені від сполучення слів, залежних одне від
одного (підрядний зв’язок між словами):
а) від прикметника з іменником: народногосподарський (народне
господарство), східнослов’янський (східні слов’яни);
б) від числівника з іменником: двадцятиповерховий, п’ятнадцятирічний
(але: 125-річний);
в) від дієслова з іменником: сталеплавильний, деревообробний,
машинобудівний;
г) від прислівника з прикметником чи дієприкметником: важкохворий,
вищеназваний, свіжо зрубаний.
Примітка. Такі прикметники слід відрізняти від словосполучень, що
складаються з прислівника та прикметника чи дієприкметника: суспільна
корисний, суспільна необхідний, чітко виражений, різко окреслений.
Прислівник у таких словосполученнях пишеться окремо від прикметника чи
дієприкметника тому, що він логічно наголошується, є членом речення.
3. Складні прикметники-терміни: складносурядний, новогрецький,
дрібнокаліберний, геологорозвідувальний. Через дефіс пишуться:
1. Складні прикметники, утворені від складних іменників, які пишуться
через дефіс: віце-президентський (віце-президент), унтер-офіцерський
(унтер-офіцер).
2. Складні прикметники, між частинами яких встановлюється сурядний
зв’язок (можна поставити сполучник І): південно-східний,
мовно-літературний, навчально-виховний, масово-політичний.
3. Складні прикметники, що означають різні кольори або відтінки
кольорів: жовто-зелений, блідо-рожевий (але: жовтогарячий — один колір),
а також ті, що виражають якість з додатковим відтінком: кисло-солодкий,
гіркувато-солоний.
4. Складні прикметники, перша основа яких закінчується на -ико (-іко):
історико-культурний, механіко-математичний.
5. Складні прикметники з першою частиною військова-, воєнна-:
військово-морський, воєнно-стратегічний (але: військовозобов’язаний,
військовополонений).
6. Складні прикметники, в яких перша складова частина не має
прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою частиною й
приєднується до неї за допомогою сполучного голосного о або е,
м’ясо-молочний, крохмале-патоковий.
Примітка. Складні прикметники цього типу, що виступають як наукові
терміни, пишуться разом: зернобобові, головоногі.
7. Складні прикметники, в яких повторюються ті самі або споріднені слова
з метою підсилення значення: білий-білий, давній-прадавній.
8. Складні назви проміжних сторін світу: південно-східний,
північно-західний.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter