Курсова робота
на тему:
“Автоматизація обліку
матеріальних ресурсів”
ПЛАН
ВСТУП
1. Перший етап автоматизації складання звітності. Створення форми
балансу і робочого аркуша
2. Як автоматизувати перевірку проведень
3. Як заповнити Журнал реєстрації
4. Каса і касові операції. Облік коштів і грошових документів
5. Облік операцій у регістрах за розрахунковим рахунком аналогічний
обліку за касою
6. Універсальна таблиця обліку основних засобів
7. Вибір методу амортизації
8. Амортизація об’єкта ОЗ у податковому обліку
9. Амортизація за попередній період
ВИСНОВКИ
Література
ВСТУП
На Україні складається нова економічна система, яка базується на
ринкових відносинах. Якісні зміни торкаються й обліку. В управлінні
підприємством одне з провідних місць займає бухгалтер, він відповідає за
ведення бухгалтерських рахунків, виконує роботу з планування, контролю,
оцінювання, огляду господарської діяльності підприємства, аудитування та
розробки рішень щодо управління.
Господарський облік забезпечується трьома пов’язаними видами обліку:
оперативно-технічним, статистичним, бухгалтерським. Бухгалтерський облік
це – взаємозв’язане документоване відображення, господарських операцій в
документах за допомогою грошових вимірників.
В сучасний момент відбувається злиття видів обліку та їх
взаємопроникнення. Цьому також сприяє введення засобів обчислювальної
техніки. За допомогою систем обліку розв’язуються задачі контролю,
аналізу, аудиту, прогнозування та моделювання управлінських рішень.
Комп’ютер виконує різнопланові розрахунки та видає рекомендації щодо
прийняття рішень, а людина робить висновки та вибирає конкретне рішення.
У світі спостерігається процес всебічної автоматизації та
комп’ютеризації. Ці перетворення вимагають від економістів і бухгалтерів
вищого рівня знань .
Потребою сьогодення стало крім досконалого знання не тільки обліку,
фінансів підприємств та законодавства, знання комп’ютера та зокрема
комп’ютерної бухгалтерії.
Перевагами автоматизованої системи обліку є економічність, збільшення
продуктивності обробки інформації, зменшення можливості помилок.
Постає питання про необхідність введення автоматизованого робочого місця
бухгалтера (АРМБ). Спеціалізовані автоматизовані робочі місця
об’єднуються між собою засобами телекомунікацій, комп’ютерних мереж,
Інтернету. Користувачами автоматизованої системи обліку є не тільки
бухгалтери, а й керівники (підприємств, організацій, тощо), користувачі
з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори і т д ), користувачі
з побічним фінансовим інтересом (податкова адміністрація, робітники
підприємств, покупці і т д ). Тому актуальною проблемою вузу є
підготовка користувачів відповідного програмного забезпечення, які б на
достатньому рівні володіли навичками роботи на спеціалізованих АРМБ.
Сьогоднішнім студентам вузів, а в майбутньому фахівцям-економістам та
бухгалтерам в аграрному секторі економіки, ці знання необхідні для
того, щоб впевнено почуватись на ринку праці.
Вважаю, що найбільш придатними для вивчення і широкого використання на
практиці є такі бухгалтерські пакети, як “1С:Бухгалтерія” (2), “Фінанси
без проблем”, “Парус”, “Инфобухгалтер”, “Галактика”, “Бэст”,
бухгалтерський комплекс БАС, програма Excel, які і буде розглянута в
даній курсовій роботі. Оскільки вона є досить універсальною – можна
говорити про її подальше поширення в бухгалтерському середовищі.
Систематичне використання завдань, орієнтованих на використання сучасних
програмних засобів, дозволяє суттєве розуміння студентами навчального
матеріалу, надати навчанню творчого, дослідницького спрямування,
розширити теоретичну базу знань.
1. Перший етап автоматизації складання звітності. Створення форми
балансу і робочого аркуша
Отже, починаємо зі складання фінансової звітності малого підприємства.
Пропонована схема автоматизації дозволить читачам поступово перейти від
“ручного” складання балансу і звіту про фінансові результати до
надійнішого і швидшого способу з допомогою Excel. Більш того, вона дає
можливість органічно з’єднати ведення бухгалтерського обліку на
паперових носіях – реєстрах зі створеною вами автоматизованою системою
підготовки звітності.
Щоб складання балансу було гранично зрозумілим і давало можливість
візуально контролювати правильність внесених у баланс даних, на першому
етапі разом із формою балансу створимо робочий аркуш балансу (див.
HYPERLINK “file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l
“m1#m1” мал. 1 ).
Малюнок 1.
Отже, перед вами відкрита робоча книга програми Excel. Для автоматизації
заповнення фінансової звітності вам будуть потрібні кілька робочих
аркушів, які ви будете послідовно створювати. Спочатку створіть два
робочі аркуші, які будуть називатися, наприклад, “РЛОтчет” (робочий
аркуш звіту) і “Отчет” (на ньому буде створена форма фінансового звіту).
Ці імена треба ввести в ярлички робочих аркушів “Лист 1” і “Лист 2”.
У попередніх статтях ви вже ознайомилися з прийомами перейменування
робочих аркушів. Нагадаю, для перейменування аркуша клацніть ПКМ (права
кнопка мишки) на ярличку аркуша, в контекстному меню, що з’явилося
(мал. 2), виберіть рядок “Переименовать”, після чого введіть в ярлик
потрібне ім’я і підтвердьте це введення натисненням клавіші “ОК”.
Малюнок 2.
Увага! Присвоюйте робочим аркушам лаконічні імена, зі зрозумілою вам
абревіатурою, оскільки надалі вони будуть використовуватися в
розрахункових формулах і їх простіше буде знайти в списку імен.
А тепер переходимо до створення самої форми балансу.
Передбачаю ваші думки щодо складності створення в Excel форми балансу.
Однак смію запевнити, це не тільки не складно, але й досить захоплююче.
Річ у тім, що Excel тим і добрий, що він є інтегрованою частиною системи
MS Windows, можливості якої широко використовуються багатьма іншими
програмами. Хто має на своєму комп’ютері СD-ROM, для швидкого складання
в Excel форми балансу може скористатися інформаційно-пошуковою
довідковою системою “Ліга:Закон”.
Як це зробити? Сподіваюся, ви без великих зусиль знайдете в “Лізі”
стандарт №25 “Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва” і те місце
в ньому, де вміщена форма балансу.
Для того щоб ввести в форму балансу, що створюється вами, наприклад,
назву форми “Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва”, необхідно
скопіювати цей фрагмент в буфер обміну (Сlipboard) і вмістити його в
потрібну комірку аркуша “Отчет”. Виділіть у вікні відкритого документа
фрагмент, який треба скопіювати, клацніть ПКМ у будь-якому місці
відкритого вікна документа “Ліги” і в контекстному меню, що з’явилося,
виберіть рядок “Скопіювати в Clipboard” (див. мал. 3).
Малюнок 3.
Після цього знову перейдіть в Excel, аркуш “Отчет”. Активізуйте в ньому
комірку А1, клацніть на ній ПКМ і в контекстному меню, що з’явилося,
виберіть рядок “Вставить”.
Дещо простіше операцію вставки скопійованого фрагмента у вибрану комірку
можна здійснити, якщо після активізації цільової комірки (А1) клацнути
ЛКМ на піктограмі “Вставить” (мал. 4).
Малюнок 4.
Внаслідок цих дій у комірці А1 з’явиться рядок “Фінансовий звіт”, а в
комірці В1 – “суб’єкта малого підприємництва”. Копіювання інших даних з
“Ліги” і внесення їх у робочий аркуш Excel аналогічне.
Увага! Копіювання розділів таблиці балансу виконуйте окремо за кожним
стовпчиком таблиці, по черзі виділяючи їх і копіюючи в буфер обміну, а
потім вставляючи у відповідні комірки робочого аркуша балансу.
Для максимальної схожості з формою балансу, наведеною в стандарті №25, і
відповідності формулам, які ми будемо використовувати надалі, введіть
скопійовані фрагменти в комірки, показані на мал. 5. Після копіювання
всіх розділів форми балансу робочий аркуш “Отчет” набере вигляду,
показаного на мал. 5.
Малюнок 5.
Для надання аркушу “Отчет” стандартної форми балансу використайте
необхідні засоби форматування.
Зазначу лише деякі особливості форматування введених даних:
;
– розташуйте текст у “шапці” форми балансу (А19:G20) по центру
відповідних стовпчиків таблиці балансу. Для цього за допомогою
контекстного меню викличте вкладку “Формат ячеек” і встановіть опції, як
показано на мал. 6;
Малюнок 6.
– виділіть комірки А19:D19 і об’єднайте їх. Те ж зробіть із комірками
А20:D20.
Може виявитися, що при вставці фрагмент зайняв на аркуші неправильне
положення (мал. 7). Наприклад, графа “Код рядка” зайняла положення на
одну комірку нижче встановленого. У цьому разі клацніть ПКМ на комірці
Е20 і в меню, що з’явилося, виберіть рядок “Удалить…”. Потім у вікні
“Удаление ячеек” встановіть перемикач на рядку “ячейки, со сдвигом
вверх” і натисніть кнопку “ОК” (мал. 7).
Малюнок 7.
. Після закриття вікна перегляду на аркуші з’являться пунктирні лінії
( HYPERLINK “file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l
“m5#m5” мал. 5 ), які вкажуть межі документа, доступні при його друці.
Переходимо до створення інструмента, за допомогою якого ми будемо
автоматизувати заповнення фінансового звіту. Назвемо його “Робочий аркуш
фінансового звіту”. Зі своєї практики бухгалтери знають, що заповнення
тих чи інших статей звітності іноді викликає ускладнення, пов’язані з
визначенням включених у її статті рахунків, сумарного результату за
статтею, відповідність даної вибірки звітному періоду.
Тому структура робочого аркуша (РА) має задовольняти такі умови:
– в РА повинні бути присутні рахунки, які включені в статті звітності;
– рахунки, включені в РА, мають бути згруповані за звітними періодами;
– рахунки, включені в РА, мають бути згруповані за статтями.
Автор пропонує використати таку структуру РА, яка показана на мал. 8.
Малюнок 8.
Робочий аркуш звіту складається з 4-х основних частин:
“Код рядка” – стовпчик А, “Дата балансу” – стовпчик В, “Складові статей”
– починаючи зі стовпчика D і далі, залежно від кількості субрахунків, що
використовуються, й останній розділ “Всього” – крайній правий стовпчик
L. Використання такої структури дозволить бухгалтеру скласти баланс
підприємства як з допомогою Excel, так і ручним способом, використовуючи
дані облікових регістрів.
Дивлячись на запропоновану форму РА, ви без великих зусиль складете його
самостійно.
Однак, перш ніж заповнювати комірки, визначте, які рахунки і субрахунки,
що використовуються вами при складанні бухгалтерських проведень, будуть
входити у відповідні статті балансу. Визначте максимальну кількість
складових, що входять в одну статтю балансу. Припустімо, для малого
підприємства буде досить 8-ми таких складових, які розташуються в
комірках стовпчиків D:K.
У комірки “шапки” робочого аркуша (рядок 4, HYPERLINK
“file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l “m8#m8” мал. 8
) введіть відповідні назви його частин.
Кожна стаття балансу займає на РА певний масив комірок, причому
структура такого блоку однакова для всіх статей. Наприклад, стаття
“Незавершене будівництво” займає масив А5:L12 (8 рядків і 12
стовпчиків).
Увага! Надалі ви зможете збільшити кількість стовпчиків блоку “Складові
статей”, додавши в нього необхідну їх кількість.
Для побудови робочого аркуша потрібно створити і заповнити 16 таких
блоків для активу балансу і 15 блоків – для пасиву.
Щоб ця робота не була втомливою для вас, створіть спочатку перший блок і
потім скопіюйте його необхідну кількість разів.
Отже, заповнюємо перший блок робочого аркуша, для цього:
– виділіть комірки С5, С6 і об’єднайте їх, використовуючи опцію
“Объединение ячеек” у вікні “Формат ячеек”;
– виділіть комірки D5:K5 і, викликавши через контекстне меню вікно
“Формат ячеек”, встановіть в ньому опції, показані на мал. 9. Це дасть
можливість розмістити введений текст більш компактно, розвернувши його
по вертикалі;
– комірки А7:А12 і D6:K6 відформатуйте в числовому форматі, встановивши
у вікні “Формат ячеек” на вкладці “Число” формат “Числовой” з кількістю
десяткових знаків 0 (див. мал. 9);
– комірки В7:В12 відформатуйте в форматі дати, встановивши у вікні
“Формат ячеек” на вкладці “Число” формат “Дата”;
– комірки D7:L12 відформатуйте в числовому форматі, встановивши
кількість десяткових знаків 2;
– у комірки В7:В11 і С7:С11 введіть текст, показаний на мал. 9;
– виділіть комірки А7:С12, D5:L12 і накладіть на них сітку.
Малюнок 9.
Перший блок для копіювання готовий.
Тепер виділіть масив комірок А5:L12 і скопіюйте його, клацнувши ЛКМ на
піктограмі “Копіювати” в панелі інструментів (окреслено на HYPERLINK
“file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l “m8#m8” мал. 8
). Скопійовані комірки будуть окреслені пунктирною лінією, що біжить.
Потім клацніть ПКМ на комірці А13 і в контекстному меню, що з’явилося,
клацніть ЛКМ на рядку “Вставить” (або клацніть ЛКМ на відповідній
піктограмі). Внаслідок таких дій в комірках А13:L20 з’явиться копія
першого блоку.
Аналогічну операцію зробіть для кожної статті балансу, встановлюючи
курсор для вставки копії в першу комірку під скопійованим блоком.
Після того як ви створили таблицю робочого аркуша, можна вводити дані за
кожною статтею балансу.
Увага! Код рядка балансу введіть у всі комірки відповідного блоку
(наприклад, для статті “Незавершене будівництво” код рядка 20 введіть у
комірки А7:А12, див. HYPERLINK
“file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l “m8#m8” мал. 8
).
Для заповнення текстових комірок (наприклад, комірки С13:К13 на
HYPERLINK “file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les4\\02pr18.htm” \l
“m8#m8” мал. 8 ) можна використати прийом копіювання фрагмента з
програми “Ліга”, з яким ви ознайомилися вище. З цією метою відкрийте
План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом Мінфіну від
30.11.99 р. №291, виділіть фрагмент з необхідною назвою рахунка або
субрахунка, скопіюйте його в буфер обміну (Сlipboard) і вставте в
потрібну комірку робочого аркуша.
Заповнення всіх текстових комірок потребуватиме певного часу, але зате
ви отримаєте зручний інструмент для заповнення балансу не тільки в
автоматичному, але й у ручному режимі.
2. Як автоматизувати перевірку проведень
Як ви вже зрозуміли, джерелом перевірки проведень буде створена таблиця
коррахунків.
Автоматизація процесу перевірки складається з двох етапів: створення
масиву кореспондуючих рахунків і введення формул масиву у відповідні
комірки журналу операцій.
1 етап. Створюємо масив під іменем “КорСчет”. Для цього:
– згорніть структуру аркуша “ПланСчет” і відкрийте другий рівень тільки
для блоку “Необоротні активи” у дебетовій і кредитовій його частині
(перші кнопки зі знаком плюс “+”);
– виділіть інтервал комірок $А$5:$CN$94 (мал. 9);
– в полі імен введіть ім’я “КорСчет” і натисніть клавішу “ОК”.
2 етап. У комірку F6 аркуша “ЖурналОп” введіть таку формулу масиву (не
забувши підтвердити її введення натисненням клавіш Ctrl – Shift –
Enter):
Враховуючи достатню складність формули, розглянемо детально чотири її
частини, що починаються з умовних операторів “ЕСЛИ”. Розгляньмо варіант,
коли ця формула введена в комірку F6 аркуша “ЖурналОп”.
Тоді перша частина “ЕСЛИ(И(ЕПУСТО(ДебетСчетаТек);КредитСчетаТек>0);”?””
означає:
– якщо в комірку D6 не введено жодного числового значення, а в комірку
Е6 введено код кредиту рахунка, в комірці F6, в яку введено цю формулу
з’явиться знак питання “?”. Цей символ вибраний довільно і лише
сигналізує про те, що проведення введено некоректно (відсутній дебет
рахунка);
– якщо ж у комірку D6 введено число (дебет рахунка), а в комірці Е6
відсутній код кредиту рахунка, в комірці F6 теж з’явиться знак питання
“?”, тобто виконується наступна умова:
“ЕСЛИ(И(ДебетСчетаТек0;ЕПУСТО(КредитСчетаТек));”?””;
– якщо в комірки D6 та Е6 не введено жодного числового значення, комірка
F6 не відреагує на це, бо виконається умова: “ЕСЛИ(ДебетСчетаТек=0;”” “;
– якщо ж в комірки D6 та Е6 введено кореспондуючі рахунки, які не
передбачені Планом рахунків, виконується наступна умова:
“ЕСЛИ(ИНДЕКС(КорСчет;ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)-9”;
“ЛЕВСИМВ(КредитСчетаТек;2)-9)=0;”?”;””)”.
Суть останньої умови така:
– якщо в комірці, що має адресу, яка визначається за допомогою функції
“ИНДЕКС”, відсутній будь-який запис (0), то в комірку буде записано знак
питання “?”;
– якщо в комірку, що має адресу, яка визначається за допомогою функції
“ИНДЕКС”, введено символ (наприклад, “X”), комірка залишиться порожньою.
Розглянемо детальніше останню функцію.
Щоб наведена функція “ЕСЛИ” простіше сприймалася, подамо її в такому
вигляді:
ЕСЛИ(логічний_вираз;?; 0).
У нашому випадку логічним_виразом є функція:
“ИНДЕКС(КорСчет;ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)-9”;
“ЛЕВСИМВ(КредитСчетаТек;2)-9)=0”.
Як було сказано вище, базовим елементом перевірки проведення на
коректність є таблиця коррахунків. Excel буде проводити цю перевірку,
визначаючи, введено чи ні в комірку масиву “КорСчет”, розташовану на
перетині відповідного рядка і стовпчика, який-небудь символ. Така
операція виконуватиметься за допомогою функції “ИНДЕКС”.
Ця функція має таку структуру:
ИНДЕКС(масив;номер_рядка;номер_стовпчика), де
масив – “КорСчет”;
номер_рядка в масиві “КорСчет”
– “ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)-9”;
номер_стовпчика в масиві “КорСчет”
– “ЛЕВСИМВ(КредитСчетаТек;2)-9”.
Таким чином, аргументи функції “номер_рядка” і “номер_стовпчика”
визначають місцезнаходження комірки в масиві “КорСчет”, її адресу.
Для визначення номера рядка і стовпчика в масиві використовується
функція “ЛЕВСИМВ”, яка належить до категорії текстових функцій і має
таку структуру:
ЛЕВСИМВ(текст;кількість_символів), де
текст – це текстовий зміст комірки, в якій містяться символи, що
вилучаються;
кількість_символів – кількість символів, яку має вилучити функція
“ЛЕВСИМВ” текстового змісту комірки. Її роботу ви зрозумієте на простому
прикладі.
Наприклад, якщо в комірку F22 (мал. 6) ввести функцію “=ЛЕВСИМВ(D22;2)”,
в комірку F22 повернеться значення 10 (два ліві символи в коді рахунка
104), а якщо ввести “ЛЕВСИМВ(Е22;2)”, то в комірку F22 буде повернено
значення 15 (два ліві символи в коді рахунка 152).
І, нарешті, чому в аргументах “номер_рядка” і “номер_стовпчика”
віднімається число 9? У створеній нами таблиці “Кореспондуючі рахунки”
дебет рахунка 10 (Д10) розташований у першому рядку масиву “КорСчет”.
Тому для того, щоб номер рядка масиву “КорСчет”, в якому розташований
рахунок, збігався з тим, що використовується в проведенні, потрібно від
аргументу “ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)” відняти 9. Аналогічно, щоб отримати
номер стовпчика, потрібно від аргументу “ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)”
відняти 9. Перевірте, кредит рахунка 15 (К15) розташований у 6-му
стовпчику масиву “КорСчет” (15-9) (мал. 10).
Малюнок 10
Тепер підсумуємо наведені пояснення на конкретному прикладі.
Отже, ви ввели в комірку F6 на аркуші “ЖурналОп” (мал. 1) формулу:
{=ЕСЛИ(ДебетСчетаТек=0;”?”;ЕСЛИ(КредитСчетаТек=0;”?”;ЕСЛИ(ИНДЕКС(КорСчет
;
ЛЕВСИМВ(ДебетСчетаТек;2)-9;ЛЕВСИМВ(КредитСчетаТек;2)-9)=0;”?”;””)))}.
Відразу скопіюйте її у всі комірки графи “Перевірка”.
Припустімо, ви записуєте проведення №20 (мал. 11). Після введення дебету
субрахунка 152 комірка F25 не реагує, однак якщо помилково замість
кредиту субрахунка 131 в комірку Е25 ввести субрахунок 121, у
“перевірочній” комірці F6 з’явиться сигнал про помилку – знак питання
“?”. (До речі, для підвищення його інформативності можна забарвити його
в інший колір.
Для цього виділіть комірки графи “Перевірка”, починаючи з комірки F6, а
потім викличте вікно “Формат ячеек” (мал. 12). У ньому на вкладці
“Шрифт” виберіть потрібний колір і формат сигнального символу.)
Малюнок 12
Тепер, знаючи про допущену помилку, ви можете, використовуючи таблицю
кореспондуючих рахунків, відредагувати проведення.
Створена вами система перевірки діятиме незалежно від того, якого
порядку субрахунки використовуються у проведеннях.
На наступному уроці розглянемо принципи побудови електронної головної
книги, її заповнення на підставі введених в Журнал господарських
операцій проведень.
Система підготовки, обліку і зберігання розрахункових документів
Кожний розрахунковий документ, який бухгалтер подає в банк, повинен
відповідати вимогам стандарту і містити обов’язкові для цієї форми
реквізити.
Умовно їх можна розділити на реквізити платника, реквізити одержувача і
реквізити платежу. Систематизація таких даних і групування їх за певними
ознаками дозволить не тільки без великих зусиль автоматично заповнити
практично будь-який розрахунковий документ, але й слугуватиме довідковою
базою платежів і контрагентів підприємства.
Для заповнення розрахункового документа дані з таблиці контрагентів
переносяться до журналу реєстрації. З журналу необхідні для заповнення
документа реквізити автоматично заносяться до відповідного документа,
для чого досить буде ввести в нього порядковий номер документа. Журнал
реєстрації є одночасно архівом створених розрахункових документів, і в
разі потреби будь-який з них можна буде швидко відтворити і
роздрукувати.
3. Як заповнити Журнал реєстрації
Отже, у вас є сформовані переліки контрагентів і перелік платежів з
необхідними для заповнення платіжних документів реквізитами. Ваше
завдання – використовуючи ці дані, підготувати платіжне доручення.
Основним інструментом для виконання цього завдання є Журнал реєстрації.
Як було сказано вище, для заповнення платіжного доручення в Журналі
досить заповнити 6 комірок. Інші заповнюються автоматично за допомогою
формул.
Для того щоб автоматично вибрати із згаданих вище таблиць потрібну
інформацію і занести її в Журнал реєстрації і платіжний документ,
використовуватиметься функція масиву “ВПР”. Ця функція шукає значення в
крайньому лівому стовпчику масиву (шукане значення) і повертає значення
в тому ж рядку із зазначеного стовпчика масиву.
Проілюструємо використання функції “ВПР” на прикладі. Нехай перед вами
стоїть завдання: для платіжного документа №1 в графу 6 Журналу
реєстрації записати найменування одержувача (осередок F6, мал. 10), яке
міститься в Переліку контрагентів (передбачимо, що в графу 3 записаний
символ “К”, і тому об’єктом пошуку є таблиця “Перелік контрагентів”).
Запис найменування платника в Журнал здійснить формула
=ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ),
де
D6 – шукане значення, яке має бути знайдене в першому стовпчику масиву
“Контрагент” (треба розуміти, що в масиві “Контрагент” шукається не
значення “D6”, а вміст комірки D6 аркуша, в якому записана функція
“ВПР”);
Контрагент – масив, що містить необхідні для пошуку дані;
3 – номер стовпчика в масиві “Контрагент”, в якому має бути знайдене
відповідне значення (саме в 3-му стовпчику масиву “Контрагент” містяться
найменування контрагентів);
ЛОЖЬ – при такому аргументі функція “ВПР” шукає точну відповідність
вмісту комірки D6 і вмісту в першому стовпчику масиву “Контрагент”. Якщо
таке не знайдено, то повертається значення помилки “ІН/Д”.
Тепер, якщо цю формулу, записану в комірку F6, скопіювати в інші комірки
графи 6 Журналу реєстрації, то досить буде у відповідну комірку
стовпчика D ввести номер контрагента, і в комірці графи 6 з’явиться його
найменування.
Повна формула, яка має бути записана в комірку F6 (що враховує вид
одержувача платежу), така:
=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО(A6);ЕПУСТО(B6);ЕПУСТО(C6);ЕПУСТО(D6));””;
ЕСЛИ(C6=”К”;ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ);
ЕСЛИ(ИЛИ(C6=”Б ”;E6=”БК”);ВПР(D6;Бюджет;3;ЛОЖЬ)))).
На наступному уроці буде закінчено внесення формул у Журнал і платіжне
доручення. Ви ознайомитеся з варіантом розв’язання проблеми “Сума
літерами”.
4. Каса і касові операції. Облік коштів і грошових документів
відповідно до Методичних рекомендацій, господарські операції повинні
відображатися в облікових регістрах під час надходження первинних
документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту
операцій. інформація про наявність і рух коштів і грошових документів як
у національній, так і в іноземній валюті, які є в касі підприємства,
узагальнюється в Журналі 1 і в доданих до нього відомостях.
Записи в Журналі 1 і відомостях здійснюються на підставі первинних і
зведених облікових документів. До таких документів належать:
– касова книга і звіти касира;
– прибуткові і видаткові касові ордери, додані до звітів касира;
– виписки банку і додані до них документи (наприклад оголошення про
внесення готівкових коштів).
Створення і заповнення цих документів в автоматичному режимі
проілюструємо на прикладі заповнення Журналу 1, а також внесення цієї
операції в Журнал господарських операцій.
Перед нами стоїть завдання автоматично заповнити:
– касові документи,
– Журнал реєстрації касових документів,
– касову книгу,
– регістр бухгалтерського обліку – Журнал 1.
Остання операція здійснюється після перевірки первинних документів за
формою і змістом шляхом внесення відповідного проведення в Журнал
реєстрації господарських операцій, після чого інформація автоматично
переноситься в облікові регістри. Послідовність цих кроків схематично
показана на малюнку 1.
5. Облік операцій у регістрах за розрахунковим рахунком аналогічний
обліку за касою
Заповнення будь-якого регістру пов’язане з попереднім оформленням
відповідних документів. Виконання касових операцій пов’язане із
заповненням цілої низки регламентованих документів, дані яких легко
використати для складання регістрів, що розглядаються (касова книга,
звіт касира). При заповненні облікових регістрів за розрахунковим
рахунком, у принципі, можна також скористатися розглянутим вище
варіантом “реєстр – регістр”.
Що для цього треба? Достатньо в Реєстрі заповнити потрібні графи,
пов’язані з цією операцією за розрахунковим рахунком. А щоб відрізнити
введені дані від даних, які стосуються касових операцій (вони позначені
символами “П” і “В”), можна вносити в графу Реєстру “Символ документа”,
наприклад, такі позначення:
– для прибуткових операцій за розрахунковим рахунком символ “Д”;
– для видаткових операцій – символ “К”.
Однак буде краще, якщо ви розділите ведення Реєстру для касових і
банківських документів і створите аналог уже створеного Реєстру для
операцій за розрахунковим рахунком. Усі процедури заповнення і
використання його даних для відповідних облікових регістрів абсолютно
однакові.
6. Універсальна таблиця обліку основних засобів
Основною проблемою, з якою бухгалтер стикається при обліку основних
засобів, є періодичне щомісячне визначення розміру амортизаційних
відрахувань, особливо якщо обрано один із непропорційних методів. А якщо
підприємство приймає рішення про переоцінку або індексацію, ця робота
стає доволі трудомісткою.
Способи розрахунку з використанням комп’ютера, без сумніву, мають
величезну перевагу у швидкості обробки даних перед усіма іншими. Облік
основних засобів передбачає визначення великої кількості показників як у
бухгалтерському, так і в податковому аспекті обліку. Об’єднання в одній
таблиці різних блоків розрахунку показників бухгалтерського і
податкового обліку приведе до того, що таблиця стане трохи громіздкою,
але зате дозволить зробити облік основних засобів більш зрозумілим і
контрольованим.
На малюнках 1 і 2 показано загальний вигляд таблиці, у якій створено:
– блок вхідних даних (стовпчики A-J);
– блок “Бухгалтерський облік”. У ньому провадиться розрахунок
амортизації і зберігаються дані щодо вибраного основного засобу;
– блок “Переоцінка”, у якому здійснюється розрахунок уцінок і дооцінок,
а також визначаються зв’язані з ними суми доходів (витрат) і зміни
додаткового капіталу, які заносяться до балансу;
– блок “Податковий облік”, що дозволяє визначати балансову вартість і
податкові наслідки при індексації і реалізації об’єкта основних засобів.
На малюнку 2 блоки “Бухгалтерський облік” і “Переоцінка” згруповані і
згорнуті.
Для організації обліку для кожного об’єкта основних засобів необхідно
виділити деякий масив вільних рядків. Його розмір ви можете визначити
цілком довільно виходячи із середнього терміну експлуатації для всіх
основних засобів, що обліковуються на підприємстві. При цьому один рядок
кожного масиву містить дані за один розрахунковий період.
Доповнювати таблицю новими об’єктами основних засобів можна не звертаючи
уваги на їх належність до тієї чи іншої групи ОЗ (у бухгалтерському чи
податковому обліку). Адже ви в будь-який момент зможете застосувати
фільтр, згрупувати дані в зручному для вас вигляді і побудувати таблицю
за будь-яким критерієм.
7. Вибір методу амортизації
Реформований бухгалтерський облік дав можливість підприємству самостійно
провадити амортизаційну політику, визначати найвигідніший для
підприємства метод амортизації і терміни експлуатації основних засобів.
У принципі, національний бухоблік припускає використання трьох основних
методів амортизації:
– рівномірного нарахування (прямолінійний);
– прискореного нарахування;
– метод використання податкових норм амортизації.
Другий метод містить у собі чотири методи, передбачені П(С)БО 7.
Необхідність вибирати із шести (!) методів амортизації значно ускладнює
пошук оптимального. Публікації на цю тему дають численні рекомендації
щодо вибору методу, однак переважно вони мають загальний характер і не
враховують особливостей експлуатації ОЗ на конкретному підприємстві.
Проблема вибору значно спроститься, якщо зробити попередній аналіз
ефективності всіх методів стосовно конкретного об’єкта основних засобів.
Excel дозволить одночасно розрахувати амортизацію за всіма методами і
зіставити результати за допомогою графіків. Це дасть вам можливість не
тільки швидко порівняти їх, варіюючи різні параметри, але й
спрогнозувати динаміку зміни вартості об’єкта ОЗ при зміні умов
експлуатації.
Для організації обліку і розрахунків параметрів основних засобів
створіть окрему книгу, у якій на аркуші Амортизація побудуйте таблицю,
показану на малюнку 3.
У верхній її частині розташований блок для введення вхідних даних, що
використовуються при розрахунку норм амортизації за будь-яким із
методів. Дані в комірки G3:N3 (крім комірки L3) вносяться вручну. У
комірку L3 треба записати формулу “=K3/12”.
Основна розрахункова таблиця містить два масиви даних, на підставі яких
і будуть побудовані порівняльні графіки.
Зверніть увагу, що для коректної роботи формул у таблиці
використовується рядок 11 (“рік – 0”), у ліву частину якого внесені
нульові значення річної амортизації, а в праву – первісна вартість
об’єкта основних засобів.
У П(С)БО 7 “Основні засоби” описано формули розрахунку норм амортизації
для кожного методу. Excel пропонує набір стандартних формул, які ми
можемо використовувати при аналізі амортизації для чотирьох методів,
розглянутих у П(С)БО 7.
Податковий метод: залишіть для податкового обліку
Цей метод усім знайомий, і його перенесення для визначення амортизації в
бухгалтерському обліку не становитиме для вас жодних складнощів (зараз я
не говорю про доцільність його практичного використання). Достатньо, з
урахуванням належності об’єкта до певної групи ОЗ, використовувати
квартальні норми амортизації, збільшивши їх у 4 рази.
Отже, введіть у комірку Н12 таку формулу:
=ЕСЛИ(A12=””;””; ЕСЛИ(H$3=1;O11*0,05;ЕСЛИ(H$3=2;
O11* 0,25;ЕСЛИ(H$3=3;O11*0,15;0)))).
Секрети використання методів амортизації
Методика аналізу амортизації, викладена на минулому уроці, допомогла вам
вибрати оптимальний метод (на момент початку експлуатації об’єкта
основних засобів). Однак у процесі експлуатації основного засобу не
тільки розраховуються показники бухгалтерського і податкового обліку,
але й періодично може виникати необхідність змінити умови експлуатації.
З цієї статті ви дізнаєтеся, як швидко і правильно розрахувати
амортизацію будь-яким методом, не відхиляючись від вимог Стандарту 7.
Враховуючи, що вам пропонується універсальний варіант бухгалтерського і
податкового обліку основних засобів, необхідно пояснити порядок
заповнення таблиці (мал. 1) і взаємодію її компонентів.
Кому кортить поекспериментувати з різними методами, може вже зараз
записати загальну формулу розрахунку місячної амортизації. Ось вона:
Для зручності розуміння формула розбита на логічні частини. При її
записі в комірку Q12 (мал. 1) збережіть усі (!) символи, показані в
таблиці. (Порада для інтернет-читачів – надійніше буде скопіювати всі
аргументи формули прямо з таблиці 1).
Таблиця 1
Амортизація за методом Зміст формули Аргументи формули
“Обнулення” елементів таблиці
=ЕСЛИ(ИЛИ(И(O111;O121;O11=O12);O12=0;R11=12;Z11*(1-СТЕПЕНЬ(J12/P12;12/I12))/12;
(Z11-J12)/(I12+1-O12)));
Прискорене зменшення залишкової вартості
ЕСЛИ(И(K12=3;ИЛИ(N12=1;N12=2));Z11*2/I12;
Кумулятивний
ЕСЛИ(K12=4;(((P12-J12)*(I12/12-ОКРУГЛВНИЗ((O12-1)/12;0)))/
((ОКРУГЛВНИЗ(I12/12;0)+1)*ОКРУГЛВНИЗ(I12/12;0)/2+(I12-12*
ОКРУГЛВНИЗ(I12/12;0))*(ОКРУГЛВНИЗ(I12/12;0)+1)/12))/(ЕСЛИ
(I12-12*ОКРУГЛВНИЗ((O12-1)/12;0)Тим, хто використовуватиме її в практичній діяльності, раджу ознайомитися з наступним розділом, в якому буде розглянуто особливості розрахунку амортизації. 8. Амортизація об'єкта ОЗ у податковому обліку Об'єднання в одній таблиці даних бухгалтерського і податкового обліку потребує застосування пооб'єктного податкового обліку ОЗ, незалежно від належності до тієї чи іншої групи. Незважаючи на те, що HYPERLINK "file:///D:\\RUDA%20NEEWWWW\\Excel\\Les24\\06excel.htm" \l "p#p" Законом1 не передбачено ведення окремого обліку балансової вартості й амортизації об'єкта ОЗ групи 2 чи групи 3, застосоване в електронній таблиці визначення податкових показників за кожним окремим об'єктом цих груп не спотворює податкового результату. Тому для інтеграції в одній таблиці податкового і бухгалтерського обліку застосовується умовне поняття "балансова вартість об'єкта групи 2 (3)". Автоматизація розрахунку в таблиці забезпечена взаємодією всіх граф розділу "Податковий облік", кожна з яких відображає певну особливість визначення амортизації в Законі. Графа "Податковий облік" (стовпчик АС) Номер податкового кварталу записується в комірки графи автоматично, відповідно до введеної в комірку Е11 (мал. 2) дати початку експлуатації. Для розрахунку податкового періоду в комірку АС12 введіть формулу: "=ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD11=1;AG110;ИЛИ(AC11=0;AC9=AC11));
AD11=0);0; ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(C12-1)/3;0))”.
Наявність (чи відсутність) числового значення в комірці цієї графи
виконує кілька функцій. Крім обчислення номера податкового кварталу, за
допомогою цієї формули:
– забезпечується контроль величини балансової вартості об’єкта 1-ї
групи. При досягненні 1700 грн розрахунок амортизації для цього об’єкта
припиняється (комірка АС25 – “порожня”, мал. 1) –
“(И(AD11=1;AG110;ИЛИ(AC11=0;AC9=AC11))”.
Графа “Група ОЗ”
Визначивши належність об’єкта ОЗ до конкретної податкової групи, введіть
її номер у комірку AD11 (мал. 1). Якщо ви не запишете в цю комірку номер
групи, то в податковому розділі таблиці не відображатимуться жодні дані.
У комірку AD12 введіть формулу:
“=ЕСЛИ(C12=0;0;AD$11)”.
9. Амортизація за попередній період
Незважаючи на те, що мінімальним податковим періодом у Законі
встановлено квартал, на підприємстві слід щомісяця визначати базу для
розрахунку авансових платежів податку на прибуток. Місячна податкова
амортизація – одна зі складових цієї бази. Використовуючи електронну
таблицю, легко уникнути непотрібних ускладнень з податковою інспекцією
через її неправильний розрахунок. Врахуйте, що “згідно з Законом
№2181-III повідомлення про авансовий внесок податку на прибуток має
статус податкової декларації, тому за заниження його показників
встановлено відповідальність згідно з тим же Законом №2181-III” (лист
ДПАУ від 10.10.2001 р. №13606/7/15-1117).
Введіть у комірку АЕ12 формулу:
“=ЕСЛИ(AC11=AC12;AE11;ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD12=1;F11>0;
C11AC12);И(AD12=1;E11>0;F10>0);AC11=0;AC12=0);0;
СЛИ(AD12=1;AG11*0,0125/3;ЕСЛИ(AD12=2;AG11*0,0625/3;
ЕСЛИ(AD12=3;AG11*0,0375/3)))))”.
При табличному розрахунку податкової амортизації за допомогою цієї
формули виконуються такі вимоги:
– місячна амортизація однакова протягом одного податкового кварталу.
Визначення цього значення стає актуальним при розрахунку авансових
податкових платежів. Ця вимога забезпечується фрагментом:
“ЕСЛИ(AC11=AC12;AE11”;
– при виведенні з експлуатації об’єкта групи 1 для ремонту,
модернізації, консервації, продажу, ліквідації або продажу нарахування
амортизації припиняється з наступного кварталу (АЕ16, мал. 2), а при
повторному введенні поновлюється з кварталу, наступного за кварталом, в
якому здійснено таке введення (АЕ19, мал. 2)
“ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD12=1;F11>0;AC11AC12);И(AD12= 1;E11>0;F10>0)”;
– при виведенні з експлуатації об’єкта 2-ї або 3-ї груп для тих же цілей
(крім продажу) нарахування амортизації не припиняється;
– амортизація об’єкта ОЗ групи 1 проводиться до досягнення балансовою
вартістю 100 н.м.д.г. (1700 грн). Цю умову враховано у формулі
розрахунку податкового періоду, введеній у комірку АС12 (див. розділ
“Графа “Податковий облік”): “И(AD11=1;AG11ВИСНОВКИ
Потребою сьогодення стало крім досконалого знання не тільки обліку,
фінансів підприємств та законодавства, знання комп’ютера та зокрема
комп’ютерної бухгалтерії.
Перевагами автоматизованої системи обліку є економічність, збільшення
продуктивності обробки інформації, зменшення можливості помилок.
Постає питання про необхідність введення автоматизованого робочого місця
бухгалтера (АРМБ). Спеціалізовані автоматизовані робочі місця
об'єднуються між собою засобами телекомунікацій, комп'ютерних мереж,
Інтернету. Користувачами автоматизованої системи обліку є не тільки
бухгалтери, а й керівники (підприємств, організацій, тощо), користувачі
з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори і т д ), користувачі
з побічним фінансовим інтересом (податкова адміністрація, робітники
підприємств, покупці і т д ). Тому актуальною проблемою вузу є
підготовка користувачів відповідного програмного забезпечення, які б на
достатньому рівні володіли навичками роботи на спеціалізованих АРМБ.
Сьогоднішнім студентам вузів, а в майбутньому фахівцям-економістам та
бухгалтерам в аграрному секторі економіки, ці знання необхідні для
того, щоб впевнено почуватись на ринку праці.
На наведено схему обміну інформацією: дані первинних документів
заносяться в ЕОМ, вони фіксуються на магнітних носіях і обробляються
згідно нормативно-довідкової інформації. За допомогою ЕОМ зручно і
швидко заповнюються регістри аналітичного та синтетичного обліку, а
також формуються баланс та звітність.
Вважаю, що найбільш придатними для вивчення і широкого використання на
практиці є такі бухгалтерські пакети, як “1С:Бухгалтерія” (2), “Фінанси
без проблем”, “Парус”, “Инфобухгалтер”, “Галактика”, “Бэст”,
бухгалтерський комплекс БАС, тощо.
Систематичне використання завдань, орієнтованих на використання сучасних
програмних засобів, дозволяє суттєве розуміння студентами навчального
матеріалу, надати навчанню творчого, дослідницького спрямування,
розширити теоретичну базу знань.
Література
1. Завгородній В.П. Бухгалтерський облік в Україні. навч.
посібник. – 4-е вид., доп. – К.: А.С.К., 1999. – 848 с. – Рос.
2. “1С:Бухгалтерия” базовая версия 7.0. Руководство пользователя.
Фирма “1С”. Москва.
3. Кропивко М.Ф. Інформаційне забезпечення агропромислового
виробництва України в ринкових умовах.-К.:УААН:ІАЕ, 1996.
4. Комп'ютерні технології в управлінні сільськогосподарським
підприємством/За ред. Саблука П.Т., Кропивка М.Ф., Коваленка Ю.С. –
К.:УААН:ІАЕ, 1996.
5. Сивак О.В., Осейко Н.Н. Бухгалтерский учет с помощью
персонального компьютера.-К., 1993.
Регістри аналітичного обліку
Нормативно-довідкова інформація
Певні документи
Баланс та звітність
Регістри синтетичного обліку
ЕОМ
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
