КУРСОВА РОБОТА
на тему:
Складання й оформлення службових документів
ЗМІСТ
1. Організаційно-правові документи
2. Розпорядчі документи. Накази з основної діяльності
3. Протоколи
4. Акти
5. Договори (контракти)
6. Сучасний діловий лист
7. Факс
8. Телефонограми
9. Доповідна записка
10. Довідка
11. Доручення
Резюме
Список використаної літератури
1. Організаційно-правові документи
Положення
Організації, державні та комерційні підприємства поряд з актами
державної влади у своїй діяльності керуються положеннями, статутами,
інструкціями та правилами.
Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та
обов’язки органів управління на тривалий час.
Положення — це правовий акт, який визначає основні правила організації
та діяльності, правове положення, права, обов’язки, організацію роботи
державних органів, а також нижчестоящих установ, організацій і
підприємств.
Положення бувають типові й індивідуальні. Типові положення розробляються
для системи установ і підприємств, індивідуальні — на основі типових.
Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої
організації, оформляється на загальному бланку і містить такі реквізити:
назву організації, структурного підрозділу, місце видання, дату, індекс,
заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження.
Положення підписує керівник організації і затверджує вища за
підпорядкуванням організація.
Формуляр-зразок положення наведений нижче.
ПОЛОЖЕННЯ ЗАТВЕРДЖУЮ
про структурний підрозділ
Директор_________________
Дата (назва підприємства)
___________Розшифрування підпису
(підпис) Дата
Структура тексту
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права й обов’язки.
5. Керівництво.
6. Взаємовідносини, зв’язок.
7. Майно та кошти.
8. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
9. Реорганізація й ліквідація.
Керівник структурного
підрозділу (підпис) Розшифрування підпису
ПОГОДЖЕНО
Юрисконсульт підприємства
__________ Розшифрування підпису
(підпис)
Дата
Статути
Статут — це правовий акт, що визначає структуру, функції, права,
взаємовідносини організації з іншими організаціями.
Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою
організацією підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства
фінансів. Як і положення, статути можуть бути індивідуальні й типові.
Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нумеруються
арабськими цифрами. Статут — це основа для розроблення положення.
Формуляр-зразок повинен мати такі реквізити: назву організації, гриф
затвердження, назву виду документа, місце видання, дату, індекс,
заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про реєстрацію статуту,
печатку. Затверджується статут зборами засновників. Відмітка про
реєстрацію засвідчується печаткою реєстраційного органа.
Формуляр-зразок статуту наведено нижче.
Інструкції
Інструкція — правовий акт, в якому викладені правила, що регулюють
спеціальні сторони діяльності та взаємовідносини установ, службових
осіб.
Зміст інструкції складається з розділів, які мають заголовки та
поділяються на пункти та підпункти.
Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають
формулювання “повинен”, “слід”, “необхідно”, “забороняється” тощо.
Формуляр-зразок інструкції повинен мати такі реквізити: назву виду
документа, гриф затвердження, заголовок, дату, індекс, місце видання,
текст, підпис, види погодження.
Інструкція оформляється на загальному бланку підприємства, підписується
посадовою особою, яка її розробляла, а також візується керівниками усіх
зацікавлених підрозділів, юристом та затверджується керівником
організації.
2. Розпорядчі документи.
Накази з основної діяльності
Незалежно від характеру й типу діяльності організації, її
організаційно-правової форми, компетенції управлінська діяльність
установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Основне призначення розпорядчих документів — регулювання діяльності, що
дозволяє органам управління забезпечити реалізацію поставлених перед
ними завдань. Видання розпорядчих документів установ визначається актами
законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять
взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть
прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради
України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й
розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної
Ради Автономної Республіки Крим, а також проведення виконавчої й
розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї
завдань і функцій.
Розпорядчі документи, які надходять до установи від органів вищого
рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління.
Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня
організаціям сфери управління разом із супровідним листом.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів
вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування
цих документів, дат, номерів і заголовків.
В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови та рішення.
За єдиноначальності — видаються накази, вказівки та розпорядження.
Найпоширенішим видом розпорядчих документів в управлінні є наказ.
Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства,
організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї
компетенції.
Видання наказу в умовах єдиноначальності прийняття рішень такі:
1. Обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа.
2. Збір і аналіз інформації з питання.
3. Підготовка проекту розпорядчого документа.
4. Погодження проекту документа.
5. Винесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва.
6. Прийняття рішення (підписання документа).
7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.
Текст наказу складається з констатуючої й розпорядчої частин. У першій
частині викладається мета видачі наказу. Другу позначають словом
“НАКАЗУЮ”. Вона складається з пунктів. А кожен пункт, у свою чергу, — з
кількох частин: дія, термін виконання й відповідальний за виконання. В
останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають осіб, яким
доручається контроль за його виконанням.
У разі потреби в наказі перераховують раніше видані документи (накази,
рішення), які цим наказом скасовуються.
Після складання тексту наказу необхідно провести його погодження й
підписання.
Проект наказу погоджують із заступником керівника установи, також
юридична служба перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та
розпорядженням вищих організацій, візує його за наявності необхідних
віз.
Наказ підписує перший керівник установи або його заступник.
Міністерство освіти і науки України
НАКАЗ
м. Київ
16.07.02 №_______
Про впровадження основних правил діловодства
З метою перевірки наказу по міністерству “Про проведення заходів по
впровадженню основних правил діловодства” від 10.07.02 №77
НАКАЗУЮ:
1. Призначити колегію у складі: Голова — Кравченко В. М. Секретар
колегії — Волощук Т. П. Члени колегії:
1. Начальник відділу кадрів Попов С. В.
2. Інспектор канцелярії Ґудзь В. О.
2. Керівникам структурних підрозділів надавати членам колегії посильну
допомогу й усю необхідну документацію.
3. Установити термін роботи колегії до 28.09.02.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника міністра В.
Бережного.
Міністр (підпис) Розшифрування підпису
(Назва підприємства)
Н АКАЗ
2
Дата №_____
2
м. Київ
2
Про проведення атестації керівників, спеціалістів та службовців
З метою виявлення професійно-кваліфікаційних можливостей працівників
НАКАЗУЮ:
1. Провести чергову атестацію керівників, спеціалістів та службовців у
період з______по_______200_ року.
2. Затвердити графік атестації по підрозділах.
3. Заступнику директора забезпечити виготовлення бланків атеста-ційних
листів і протоколів засідань атестаційних комісій до
4. Створити__________(кількість) атестаційних комісій з рівними
правами.
5. Комісію з атестації працівників створити в такому складі: Голова
комісії________________
Заступник голови _____________
Члени комісії: 1.______________
2._______________
3._______________
6. Керівникам __________________:
6.1. На підставі графіка проведення атестації скласти поіменний графік,
з яким під розписку ознайомити тих, хто повинен пройти атестацію.
Термін________.
6.2. На кожного працівника, який має пройти атестацію, підготувати
характеристику й ознайомити з нею в термін згідно з положенням.
7. Заступнику директора з кадрових питань:
7.1. Провести інструктаж з членами комісії про порядок проведення
атестації. Термін ________________.
7.2. Забезпечити контроль за роботою комісії відповідно до вимог
Положення про порядок проведення атестації.
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора
з кадрових питань _________________.
(прізвище, Ініціали) Директор (підпис) Розшифрування підпису
3. Протоколи
Протокол — документ, у якому фіксується місце, час і мета проведення
зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих
доповідей, виступів, ухвалення обговорених питань.
Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той чи
інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора).
Засідання колегіальних органів проводиться відповідно до затверджених
планів їх роботи та за необхідності. У плані роботи колегіального органу
зазначаються зміст питань, дата розгляду, прізвище відповідача та
найменування підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним
органом, термін подання документів.
Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу,
повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи
включають:
• доповідну записку (адресовану колегіальному органу), у якій ґрунтовно
викладені питання з висновками й пропозиціями;
• довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними
підрозділами та іншими установами;
• список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу. Про
кожне засідання колегіального органу складається протокол,
який оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені до розгляду колегіальним органом, а також один
примірник їхніх копій зберігаються у секретаря або в протокольній
частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого
обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з
дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів
на розгляд і перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду
колегіальним органом, який вирішує, розглядатиметься це питання на
засіданні чи буде знято з порядку денного.
Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, уважно вивчають
їх до засідання колегіального органу і в разі потреби чітко формулюють
свої зауваження й пропозиції.
За обсягом фінансових даних протоколи можна розподілити на три групи:
1. Стислі, у тексті яких записані лише ухвали.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи
доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.
3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.
Формуляр протоколу має такі реквізити: найменування організацій,
зазначення виду документа, дата засідання, номер, місце засідання, гриф
підприємства, заголовок, текст, підписи.
На протоколі проставляється дата засідання, а не кінцевого оформлення чи
підписання протоколу.
Заголовок містить інформацію про вид колегіальної діяльності (засідання,
збори, рада) і назву колегіального органу.
Текст протоколу поділяється на дві частини: ввідну, де вказується
головуючий, секретар, присутні й порядок денний, і основну, де
фіксується хід засідання.
Прізвища присутніх записують у протокол, якщо їх не більше 15, в
алфавітному порядку із зазначенням місця роботи й посади, якщо ж їх
більше, складають окремий список. У протоколах засідань ради директорів
вказують прізвища присутніх членів ради незалежно від їхньої кількості.
Порядок денний включає питання, винесені на обговорення. Кожний пункт
порядку денного нумерується, записується з нового рядка й відповідає на
запитання “про що?”:
1. Про підсумки роботи AT “________” за перше півріччя 200_ р.
Основна частина протоколу має складатися на підставі виступів учасників
зборів, конференцій, засідання, наради. Він повинен бути стислим,
зрозумілим, лаконічним, але в той же час містити інформацію, що всебічно
розкриває обговорення питання. Текст протоколу має складатися з позицій
відповідно до порядку денного, а кожного розділу — за схемою:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:.
Після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача
зазначають з нового рядка в називному відмінку, після прізвища ставлять
тире й викладають зміст прямою мовою.
Слова “ВИСТУПИЛИ” і “УХВАЛИЛИ” також пишуть великими літерами з нового
рядка і ставлять в кінці двокрапку.
Якщо в ухвалі містяться питання різні за характером, їх поділяють на
групи, які нумерують арабськими цифрами.
Ухвала вказується у протоколі повністю, тому що є найважливішою її
частиною. Текст ухвали будується відповідно до зразка розпорядчої
частини наказу.
Повністю оформлений протокол підписують голова та секретар. Протоколи
правління акціонерного товариства чи ради директорів повинні бути
підписані всіма присутніми на засіданні.
До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки,
доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.
Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до відома співробітників
підприємства у вигляді копії самого протоколу або розпорядчих
документів: наказів, рішень, складених на основі протоколу. Зразок
протоколу додається.
Назва підприємства
ПРОТОКОЛ
Дата №___________
Місце видання
Засідання комісії
Голова — О. Л. Головко
Секретар — С. В. Тищенко
Були присутніми: 20 чол. (список додається).
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Про підготовку до конференції. Доповідач Н. Д. Клименко. СЛУХАЛИ:
Клименко Н. Д.
Короткий виклад змісту виступу. ВИСТУПИЛИ:
Ґудзь В. О. УХВАЛИЛИ:
1.____________________
2.____________________
Голова (тдпж) О. Д. Головко
Секретар (тдпж) С. В. Тищенко
У справу №_______
00.00.02
Л. П. Петрова
4. Акти
Акт — це документ, що складається однією чи кількома особами й
підтверджує встановлені факти або дії. Розрізняють акти законодавчі та
адміністративні. Законодавчі містять рішення щодо законів, указів,
постанов. Адміністративні складаються для підтвердження фактів подій,
вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств та окремих осіб.
Акти складаються в разі зміни керівництва, приймання та передачі справ,
інвентаризації, проведення випробувань нових зразків продукції,
експертизи винаходів, аварій тощо.
Акт завжди готується групою людей — комісією, яка може бути
постійнодіючою або призначається керівником у конкретному випадку.
Головне при складанні акта — встановити фактичний стан справ і правильно
його відобразити. Акт оформляється на загальному бланку організації.
Основні реквізити: назва виду документа,
дата, індекс, заголовок до тексту, гриф затвердження, текст, відмітка
про наявність додатків, підпис голови та членів комісії. Якщо ж акт є
документом зовнішнім, то він повинен мати юридичну адресу фірми.
Текст складається з двох частин: вступної й основної. У вступній частині
вказуються підстава для його складання (договір, розпорядчий документ із
вказівкою його номера та дати), а також ким складений акт (голова, члени
комісії).
В основній частині викладаються суть, характер, методи й строки
виконання роботи, встановлені факти, а також висновки, пропозиції. Зміст
акта може бути поділеним на пункти, містити матеріали, які представлені
у вигляді таблиць. Перед реквізитом підписів голови й членів комісії
вказується кількість примірників і місцезнаходження, яке визначається
кількістю зацікавлених в ньому сторін. Якщо до акта є додатки, то після
відмітки про кількість примірників розміщується відмітка про наявність
додатків. Після складення акта комісія ознайомлює всіх зацікавлених осіб
з його змістом. До акта включають тільки ті факти, достовірність яких
перевірена членами комісії. Особа, яка не згідна зі змістом акта,
зобов’язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Особливу
думку члена комісії слід оформити на окремому аркуші як додаток до акта.
Зразок додається.
Назва міністерства, ЗАТВЕРДЖУЮ
відомства, організації Директор___________________
(назва підприємства) (підпис) Розшифрування підпису
Дата
АКТ
Дата №_______
Місце видання
Про______________________________(заголовок до тексту)
Підстава:________________________________________________
Від__________________№______________
Комісія у складі:
Голова__________________________________________________
(посада, прізвище, Ініціали)
Члени комісії:
1.________________________________________________
(посада, прізвище, Ініціали)
(посада, прізвище, Ініціали)
(посада, прізвище, Ініціали)
У період з роботи_____ по ________
комісія провела перевірку
У результаті перевірки встановлено
Текст
Складено у двох примірниках: 1 -й примірник — 2-й примірник — Голова
комісії ___________
Члени комісії: _
(підпис)
(підпис)
(підпис)
Розшифрування підпису Розшифрування підпису
Розшифрування підпису Розшифрування підпису
(підпис)
У справу №.
_200_ року
Підпис
5. Договори (контракти)
Договір (контракт) — це угода сторін про встановлення й регулювання
певних відносин, характер угоди, умови поставки, транспортування,
упаковку й маркірування, ціну, якість, оплату, гарантії, права й
обов’язки. Він є основним правовим документом у взаємовідносинах між
організаціями, двома чи більше партнерами.
При складанні контрактів та їх укладанні необхідно приділяти особливу
увагу правовій грамотності тексту, уникати двоякості формулювань,
детально висвітлювати умови договірних відносин, а також ретельно
перевіряти юридичні адреси підприємств-контрагентів.
Складовими контракту є:
• назва виду й заголовок документа;
• дата, місце складання, номер;
• назва сторін;
• предмет контракту;
• умови й строки поставки, перевезення, зберігання, упаковки,
маркірування, реклами і реалізації;
• умови й строки оплати, особливості й порядок розрахунків;
• порядок передачі-приймання виконаних робіт;
• відповідальність сторін;
• гарантії страхування;
• перехід права власності ризику;
• порядок вирішення суперечок;
• юридичні адреси сторін;
• підписи посадових осіб;
• печатки фірм-контрагентів.
Комерційні договори зберігаються 3 (три) роки по закінченні строку їх
дії. Договори з іноземними партнерами необхідно зберігати не менше 10
(десяти) років.
Зразок договору додається.
ДОГОВІР НА НАДАННЯ РЕКЛАМНИХ ПОСЛУГ
м._____________ “____”_______________200_ р.
(назва організації, установи, підприємства)
в особі____________________________________________________,
що діє на підставі___________________________________________,
названий у подальшому “Рекламіст”, з одного боку, і_____________
(назва організації, установи, підприємства)
в особі____________________________________________________,
що діє на підставі___________________________________________,
названий у подальшому “Рекламодавець”, з іншого боку, уклали цей Договір
про подане нижче.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ
Рекламодавець доручає, а Рекламіст зобов’язується виконати наступну
роботу з реклами_________________________________________
Опис об’єкта реклами:.
Опис реклами або послуг:_
Дата надання послуги (проведення рекламної акції):.
Обсяг: _ Умови:
2. ОБОВ’ЯЗКИ РЕКЛАМІСТА
Рекламіст бере на себе виконання таких робіт:
2.1. Подає на затвердження Рекламодавцю в__________денний
строк з дня підписання Договору докладну програму робіт з реклами
продукції або надання послуг із зазначенням часових інтервалів, звітних
матеріалів та орієнтовних сум, необхідних для виконання робіт.
Програма після її затвердження є невід’ємною частиною цього Договору.
2.2. Власними силами та з власних матеріалів, на власній матеріальній
базі виготовляє необхідні ескізи, тексти, оригінал-макети (слайди,
відеокасети, магнітні записи, фільми).
2.3. Подає на затвердження Рекламодавцю ескізи, оригінал-макети та інші
матеріали, необхідні для проведення робіт. Запуск у виробництво або
публікація на затвердження Рекламодавцем матеріалів не допускається.
2.4. Знайомить Рекламодавця за його вимогою з перебігом робіт з
виготовлення реклами.
2.5. Розміщує рекламу:__________________________________
(вказати яку І де)
3. ОБОВ’ЯЗКИ РЕКЛАМОДАВЦЯ
Рекламодавець бере на себе наступні зобов’язання:
3.1. Затверджує програму робіт з реклами.
3.2. Затверджує зразки рекламної продукції, яка підлягає тиражуванню.
3.3. Надає інформацію, необхідну для виготовлення реклами (технічні
дані, опис продукції, послуг).
4. ПОРЯДОК ОПЛАТИ РОБОТИ РЕКЛАМІСТА
4.1. Роботу, виконану Рекламістом, Рекламодавець оплачує в сумі
_____________________________________________________грн.
шляхом перерахування коштів на розрахунковий рахунок Рекламіста.
4.2. Розрахунки за виконану роботу здійснюються Рекламодавцем шляхом
перерахування на розрахунковий рахунок Рекламіста 100 % передоплати.
5. ТЕРМШ ДІЇ ДОГОВОРУ
5.1. Цей Договір дійсний від_________________до___________
Узгоджуються наступні проміжні етапи:
1. Розробка ескізів______________________________________
2. Затвердження ескізів_______
3. Розробка оригінал-макета___
4. Тиражування_____________
5. Затвердження термінів та переліку засобів масової інформації для
розміщення реклами____________________________________
6. Розміщення реклами___________________________________
відповідно до п. 2.5
5.2. Договір може бути розірваний за вимогою Рекламодавця достроково у
випадках:
а) незадовільного змісту художньої, естетичної та іншої якості реклами.
Право оцінки якості реклами належить Рекламодавцю, який у випадках
дострокового розірвання Договору за вказаною підставою не буде
використовувати відхилену ним рекламу;
б) порушення термінів розміщення реклами у засобах масової інформації,
затверджених Рекламодавцем, а також проміжних термінів, якщо таке
порушення ставить під загрозу зриву кінцевий термін виконання Договору.
6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН
6.1. За невиконання чи неналежне виконання зобов’язань за цим Договором
Рекламодавець і Рекламіст несуть відповідальність відповідно до чинного
законодавства.
6.2. У випадках дострокового розірвання Договору на підставах, названих
у п. 5.2. цього Договору, витрати Рекламіста відшкодуванню не
підлягають.
6.3. Рекламіст не несе відповідальності за фактичну якість товару, що
рекламується.
ДОДАТКОВІ УМОВИ
7. ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ, БАНКІВСЬКІ РЕКВІЗИТИ СТОРІН
Рекламодавець: Рекламіст:
Підписи: Рекламодавець. Рекламіст ____
Печатка Печатка
6. Сучасний діловий лист
Службовий (діловий) лист — узагальнююча назва різноманітних за змістом
документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв’язку,
електронною поштою тощо.
Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, які відповідають
стандарту. Для таких бланків установлений набір обов’язкових реквізитів,
які розміщуються на бланку в певній послідовності:
• Державний Герб України (для державних підприємств, установ);
• емблема підприємства, установи, організації;
• код підприємства, установи;
• найменування підприємства, установи, організації;
• поштова й телеграфна адреса;
• номер телефону, телетайпа, факсу;
• номер рахунка в банку;
• дата;
• Індекс документа;
• посилання на дату й індекс вхідного документа;
• адресат;
• заголовок тексту;
• текст;
• підпис;
• прізвище виконавця й номер його телефону.
Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його
виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна
записка тощо. За змістом і значенням листи бувають: інструкційні й
гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.
За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи: листи,
які потребують відповіді, та листи, які не потребують відповіді.
До першої групи належать: лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція
(лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.
Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру
вихідного листа.
До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-застережен-ня,
лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-від-мова,
супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист,
лист-розпорядження.
Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять,
як правило, рекомендації, вказівки, роз’яснення з питань звітності,
податків тощо.
Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості
продукції.
До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення,
прохання, нагадування, пропозиції.
Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.
Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів. Вони
являють собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну
інформацію про товари, послуги та (або) надіслати пропозиції (оферту) на
постачання товару, рекламацію (претензії за якість товару), відповіді на
рекламацію, кредитні листи тощо.
У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають
відшкодування збитків, заподіяних невиконанням або порушенням умов
контракту іншою стороною. Рекламація повинна мати копії
документів, які підтверджують такі факти. Оформляються копії у вигляді
додатка до основного документа.
При укладенні контрактів з іноземними партнерами використовуються
кредитні листи, у яких продавець просить надати гарантійного листа з
банку з номером валютного розрахункового рахунка й гарантії банку сплати
покупцем товарів та послуг.
Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного
документа, що надсилається адресату. У тексті супровідного листа
необхідно вказати, з якою метою надсилається основний документ, термін
його виконання. Якщо до документа додається інший документ, що має
додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: договір про________№_______на 3 арк., у 3 прим.
При підготовці тексту листа повинні дотримуватись такі основні принципи:
достовірність і об’єктивність змісту, повнота інформації, стислість
викладу, нейтральність тону викладу. Текст листа не повинен допускати
різних тлумачень.
Текст може бути простим і складним залежно від типу листа та його
змісту. Простим вважається лист, який складається з однієї-двох частин:
вступу й закінчення; закінчення й доказу.
Складні листи містять, як правило, три класичні частини: вступ—
доказ—закінчення, причому їх порядок може змінюватися у різній
послідовності.
У першій частині (вступі) дається обґрунтування питання: причина
виникнення або його стисла історія, якщо приводом для складання листа є
документ, обов’язково дається посилання на нього.
В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази
або спростування. Вона повинна бути переконливою, щоб не виникали
сумніви щодо правильності та обґрунтування запропонованих умов.
В закінченні формулюється основна мета листа.
З метою спрощення операції обробки листів та прискорення їх виконання не
рекомендується в одному листі розглядати два й більше різних питань. Він
повинен бути однопредметним за змістом.
Якщо лист адресований більш ніж за чотирма адресами, виконавцем
складається список розсилання.
Листи підписуються керівником організації, його заступниками в межах
наданої їм компетенції.
Вносити які-небудь поправки або доповнення в підписані листи не
дозволяється. Датою листа є дата його підписання. Текст листів
друкується через 1,5 інтервалу. Сьогодні значна увага приділяється
оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента.
Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий
лист, то складається так звана “проміжна” відповідь, яка
використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється
про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона
буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.
Зараз дуже часто використовується комерційне листування. Тому потрібно
пам’ятати про таке:
• мета ділового листа передусім полягає у тому, щоб одержувач дав на
нього повну відповідь, щоб він купив щось або продав, надав кредит,
відмовився від своїх претензій тощо;
• від змісту й претензії тексту листа залежатиме його
конкурентоспроможність;
• аргументованість тексту й надійність інформації;
• головні критерії відбору мовних засобів (використання кліше полегшує
сприйняття тексту).
Мовні конструкції листа:
Раді повідомити Вас… Інформуємо Вас про…
Просимо розглянути наші питання (підтвердити замовлення, повідомити про
рішення…)
На жаль, ми не зможемо прийняти…
Зі свого боку, хотіли 6 попросити Вас про…
Сподіваємось одержати відповідь найближчим часом…
Чекаємо Вашої згоди…
Заздалегідь вдячні…
З повагою…
Для підвищення конкурентоспроможності ділового листа слід також звернути
увагу на конверт, якість паперу, додаток. Зразок службового листа
додається.
(герб)
ІНСТИТУТ ПЕРЕПІДГОТОВКИ, ПІДВИЩЕННЯ
КВАЛІФІКАЦІЇ КАДРІВ, НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ
ЕКОНОМІКИ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА
“КОМУНЕКОНОМІКА” ДЕРЖБУДУ УКРАЇНИ
02042, м. Київ, вул. Глазунова, 2/4, тел.: 261-17-21, 295-40-57
Р/р №26006200002455 у міській дирекції Укрсоцбанку м. Києва,
МФО 322012, ЗКПО 19020330
_______________№______________
На №___________від_____________
АДРЕСАТ
ЗАГОЛОВОК ЛИСТА
(відповідає на запитання “про що?”)
ТЕКСТ ЛИСТА
Посада (підпис) Розшифрування підпису
7. Факс
Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що
безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера
надходять до організації, установи, підприємства, фірми. Факс
оформляється так само, як і службовий лист.
Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження (confirmation
report) про те, що адресат одержав інформацію. У цьому підтвердженні
(залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача,
номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання,
кількість одержаних сторінок (Р), результат (results). Головною є графа
Results, у якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок
(збоїв) проставляється OK (o’key); якщо були збої (деякі телефакси
вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання
документа) — то NG (negative).
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для
тривалого користування, їх слід скопіювати, оскільки
папір, що використовують для факсів, дуже тонкий (коли для апарата
використовують звичайний друкарський папір, то копіювати не
обов’язково).
Текст факсу складається без скорочень.
8. Телефонограми
Телефонограма — термінові повідомлення, які передають адресатам
телефоном.
Телефонограму використовують, коли треба терміново оповістити про
засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.
Реквізити телефонограм:
• назва документа;
• номер і дата телефонограми (дата телефонограми — дата її передачі);
• назва організації й службової особи — одержувача телефонограми;
• текст телефонограми має бути стислим, як і текст телеграми. Треба
уникати слів, які важко вимовляються, складних зворотів. Слова записують
повністю без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше
50 слів;
• підпис службової особи — керівника організації або його заступника;
• у графах “Прийнято” і “Передано” зазначають посаду, ініціали та
прізвище того, хто передає, хто приймає, та номери їх телефонів.
Телефонограми, як правило, складає секретар-референт. Одержавши
телефонограму, секретар повинен ознайомити керівника чи працівників,
яким адресована телефонограма. Телефонограми оформляють на загальних,
трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному
примірнику.
На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми
записують від руки у спеціальних журналах.
Зразок телефонограми додається.
ТЕЛЕФОНОГРАМА
00.00.02. №_________
Від кого____________Телефон____________Передав,
Кому______________Прийняв____________________
год._________________хв.____________________
Зміст
Посада (підпис) Розшифрування підпису
9. Доповідна записка
Доповідна записка — документ, адресований керівнику даної чи вищої
організації, який містить виклад якого-небудь факту з висновками й
пропозиціями автора.
Залежно від змісту доповідні записки можуть бути інформаційними або
звітними. Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід чи
розвиток певного процесу, звітна — повідомляє про завершення роботи або
про хід виконання вказівок.
Доповідні записки поділяються на внутрішні, які адресуються керівнику
установи, і зовнішні — вищій організації. Зовнішні доповідні записки
складаються на загальному бланку організації, внутрішні — на
стандартному аркуші паперу, як правило, в одному примірнику. Реквізитами
доповідної записки є: назва організації, назва виду документа та його
номер, місце складання, заголовок до тексту.
Підписує внутрішню доповідну записку автор, зовнішню — керівник
організації.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. У першій
викладаються факти, події, причини, які стали приводом для її написання.
У другій дається аналіз ситуації, яка склалась, робляться висновки і
пропозиції. Датою доповідної записка є дата її складення і підписання.
Зразок доповідної записки додається.
Кутовий штамп
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Начальнику
12.06.02 №_______ будівельно-монтажного
м. Київ управління
Про перевірку стану житлових приміщень табору відпочинку для дітей
Згідно з Вашим дорученням проведена підготовка житлових приміщень табору
відпочинку до прийому дітей.
Встановлено, що всі житлові корпуси знаходяться в задовільному стані. До
табору завезено необхідні меблі й обладнання. Господарський персонал
укомплектовано.
Однак у корпусі № 1 необхідно вставити скло, не завершено ремонт
басейну.
Після усунення недоліків і приведення в належний стан території табір
буде готовий до прийому дітей.
Начальник відділу (підпис) Б. А. Іваненко
10. Довідка
Довідка — це документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти,
діяльність окремих службових осіб. У діловодстві підприємства найчастіше
виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу й оплату праці
співробітників. Керівництво підприємства зобов’язане видавати довідки на
прохання працівника про роботу в цій організації. При цьому можуть
вказуватись спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи й розмір
заробітної плати.
Для зручності оформлення можна підготувати довідки на бланках формату А5
з адресними даними підприємства й трафаретним текстом.
Довідка, як правило, починається з прізвища, імені та по батькові особи
(в називному відмінку), про яку даються відомості. Далі викладаються
дані про посаду, зарплату.
У правому верхньому куті вказується місце, куди надається довідка. На
довідці обов’язково повинна бути дата підписання. Якщо
здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, то поруч з датою
проставляється порядковий номер довідки. Такі довідки готуються в одному
примірнику. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на
вимогу керівництва й містить інформацію на господарську тематику.
Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць.
Довідки можуть бути внутрішніми й зовнішніми. Довідки, що призначені для
керівника підприємства й не виходять за межі фірми, складає й підписує
виконавець. При підготовці розгляду важливих питань на засіданнях
колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з
аналізом діяльності підвідомчих організацій.
Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник
підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому
розкривається короткий зміст і вказується дата чи період, до якого
відносять наведені у довідці відомості. Якщо є потреба включити в
довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, які
повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Текст довідки
може оформлятися у вигляді таблиці, якщо він має цифрові показники.
Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один
відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в
довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником
організації, головним бухгалтером і завіряється печаткою (див. зразок).
Кутовий штамп
підприємства Д/у № 35
ДОВІДКА 00.00.02 № ______
Сергієнко Микола Петрович працює менеджером AT “Полюс” з посадовим
окладом______________грн. на місяць.
Директор (підпис) Розшифрування підпису
Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису
11. Доручення
Доручення — це документ про надання права конкретній особі на певні дії
від імені підприємства чи окремого громадянина.
Доручення поділяються на офіційні й особисті. Офіційні можуть видаватися
на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення
господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті
складаються особами, які передають власні права іншим особам. Це може
бути право на одержання заробітної плати, поштового переказу та інших
операцій.
Офіційні доручення повинні мати такі реквізити:
• назва підприємства;
• юридична адреса;
• назва виду документа;
• дата;
• індекс;
• текст;
• підписи посадових осіб;
• печатка підприємства.
У текст доручення вносять такі дані:
• посада й паспортні відомості особи, якій видано доручення;
• організація, з якою здійснюються дії за дорученням;
• зразок підпису особи, яка отримала доручення;
• строк дії доручення.
Виготовляються трафаретні бланки доручень. Але вони можуть оформлятися й
на бланку підприємства. Якщо операції, що здійснюються через доручення,
стосуються грошових чи матеріальних цінностей, цей документ обов’язково
підписується керівником підприємства й головним бухгалтером.
Особисті доручення на отримання пенсій, стипендій, вкладів у банку,
кореспонденцій нотаріального засвідчення не потребують.
Вони засвідчуються й завіряються підписом посадової особи й печаткою
організації, у якій той, хто робить доручення, працює, навчається, або
відповідної житлово-експлуатаційної контори за місцем постійного
проживання.
Доручення видається, як правило, на строк, визначений конкретним
документом. Якщо такий строк у дорученні відсутній, то воно зберігає
силу протягом року від дня видачі. Якщо дата видачі доручення відсутня,
документ вважається недійсним і не має юридичної сили.
Зразки доручень додаються.
12. Резюме
Резюме — описання особистих, освітніх і професійних даних. Резюме
повинно бути досить детальним і в той же час лаконічним за змістом і не
перевищувати однієї сторінки. Заповнюється викладачем у вільній формі.
Сьогодні це поширений документ при прийнятті на роботу у недержавних
підприємствах. Особливістю резюме є викладення даних про освіту й
трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку. У графі
“Додаткові дані” може вказуватись будь-яка інформація: знання мов,
наявність друкованих робіт, інтереси претендента тощо. У деяких
організаціях резюме містить пункти: мета (яку роботу хотів би отримати
претендент) і бажана заробітна плата.
Біографічна довідка (Curriculum Vitae (CV))
Відрізняється від резюме тільки обсягом до 6-8 сторінок і передбачена
для кандидатів на високі посади чи на роботу за кордоном. Потенційний
роботодавець повинен отримати детальну інформацію про претендента.
Біографічна довідка включає в себе наявність фотокартки, паспорті дані,
адресу, телефон та детальніше характеризує освіту та кваліфікацію
претендента.
РЕЗЮМЕ
ПРІЗВИЩЕ, ІМ’Я, ПО БАТЬКОВІ: _________________________
АДРЕСА: _______________________________________________
ТЕЛЕФОН: _____________________________________________
СІМЕЙНИЙ СТАН: ______________________________________
МЕТА:__________________________________________________
БАЖАНА ЗАРОБІТНА ПЛАТА:____________________________
ОСВІТА:________________________________________________
ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД: ________________________________
ДОДАТКОВІ ДАНІ: ______________________________________
Підпис __________
Список використаної літератури
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.
2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.
3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.:
Изд-во стандартов, 1990.
4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в
кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.
5. Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.
6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.:
Русский язык, 1985.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.
8. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М,
1998.
10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників
відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994.
11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. —
М.: ИНФРА-М, 1998.
12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь,
1993.
13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП,
1997.
14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С.
Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995.
15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996.
16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. —К.: МП
“Мира”, 1992.
17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК “Персонал”,
1996.
18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО
“Бизнес-школа”, 1995.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998.
20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
