Реферат на тему:
Питання реформування організаційних структур управління в умовах
інформатизації
Важливим напрямом діяльності органів управління соціальними системами є
періодичне удосконалення власної організаційної структури відповідно до
змін в обсязі виконання функцій. При цьому виникає необхідність
підтримання системи управління в такому стані, щоб вона була в змозі
виконувати функції та завдання, визначені суспільством, державою чи
міжнародним співтовариством.
Пошук шляхів удосконалення організаційних структур управління ведеться в
різних напрямах. Визначимося у деяких з них:
• уточнення функцій організації, ступеня їх централізації та
децентралізації;
• розподіл прав та обов’язків між підрозділами й окремими виконавцями в
апараті управління соціальною системою;
• уникнення невиправданого дублювання та багатоступеневості в управлінні
соціальною системою;
• раціоналізація системи підпорядкованості та відповідальності за
прийняття управлінських рішень.
У сучасних умовах усі ці напрями розвиваються не тільки на базі теорії
організації, а й на основі досягнень інформатизації, зокрема новітніх
засобів зв’язку та засобів комп’ютерної техніки (ЗКТ).
Реформування організаційних структур управління та їх удосконалення
повинно відповідати цілому ряду передумов. Передусім мусять бути
дотримані такі принципи формування оргструктур управління:
1. Принцип єдності розпорядження і персональної відповідальності. Він
виключає подвійність підпорядкування і можливість отримання суперечливих
розпоряджень (суперечливі відомості надходять із різних субсистем вищого
та нижчого порядку системи управління).
2. Принцип установлення точних меж між лінійним і функціональним
методами організації управління соціальною системою. При цьому
функціональні структури повинні забезпечувати допомогу, постачати
потрібну інформацію, рекомендації лінійним структурам у необхідному для
системи обсязі для прийняття управлінських рішень.
3. Принцип діапазону контролю. Слід правильно визначити кількість
підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина. Соціальна
психологія управління соціальними системами констатує, що нормальна
людина може керувати до 5—7 нормальними людьми. При збільшенні кількості
штату організаційної структури виникає необхідність введення додаткових
керівників чи зменшувати контроль над окремими виконавцями.
4. Принцип чіткого розмежування функції. Кожна ланка управління повинна
мати чітко визначені функції, які не пересікаються з функціями інших
ланок на жодному з рівнів управління. Єдність функції та організаційної
структури управління проявляться в цьому випадку у формуванні певної
кількості відділів, відділень та інших підрозділів.
5. Принцип відповідності прав, обов’язків і відповідальності посадовця
кожної ланки управління. Лише відповідність і співвідношення цих
категорій у практиці створює реальні умови для прийняття та виконання
рішень.
6. Принцип співвідношення гнучкості та економічності. Орган управління
повинен адекватно реагувати на зміни середовища функціонування з
найменшими витратами, тобто мати властивості раціональної самоадаптації.
Варто також враховувати, що причинами, які обумовлюють необхідність
перебудови оргструктур, можуть бути зміни:
• в об’єкті управління — виникнення нових умов і завдань, підвищення
вимог щодо оперативності та якості їх розв’язання;
• в управляючій системі посилення її технічної бази, підвищення рівня
професійної підготовки кадрів управління (зокрема, за рахунок підвищення
правової, організаційно-управлінської та комп’ютерної грамотності та
культури).
Важливою передумовою формування і удосконалення оргструктур є те, що
їхня якість будь-якого типу певною мірою визначається тим, наскільки при
її формуванні витримані науково обґрунтовані підходи:
• системний підхід, тобто визначення і врахування по можливості
найбільшої кількості суттєвих внутрішніх та зовнішніх факторів, які
впливають на об’єкт та орган управління соціальної системи;
• оптимальне сполучення централізації управління його первинних ланок;
• максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого
керівника до безпосереднього виконавця і навпаки;
• чітке визначення функцій, обов’язків і прав кожної зі складових частин
проектованої структури;
• забезпечення здатності та швидкості реакції органу управління на зміни
в системі;
• надання повноважень на підготовку проектів управлінських рішень і
розв’язання питань у кожному конкретному випадку тому підрозділові, який
має найбільше інформації з цього питання;
• забезпечення альтернативності експертних оцінок при підготовці
управлінських рішень (народна мудрість каже: “Одна голова добре, дві —
краще, три — ще краще”);
• пристосування окремих підрозділів апарату управління (складових
системи і системи в цілому) до змін зовнішнього середовища. Зазначені
підходи до формування та удосконалення структур управління соціальними
системами з урахуванням специфіки повинні застосовуватися й до
реформування системи державних органів управління.
При цьому варто підкреслити, що соціально організовані системи
управління перебувають у тісній взаємодії з її технічними системами
(засоби комп’ютерної техніки, телефон, телеграф, радіо, телебачення та
ін.), що використовуються людьми для збору, опрацювання, зберігання та
передачі інформації. Якщо не враховувати цей чинник, як і чинник
матеріальних і моральних стимулів, то нічого розраховувати на ефект від
реформування організаційних структур.
У зв’язку з цим в організації діяльності управлінських структур виникає
ряд проблем, безпосередньо пов’язаних з удосконаленням організаційної
структури в умовах інформатизації. Передусім це:
• виявлення і точне формулювання об’єктивно необхідних функцій систем
управління, всіх її рівнів і призначень;
• складання моделі органу — системи, яка повинна відобразити не тільки
організаційно-штатну розстановку сил та засобів, а й канали
інформаційних зв’язків між усіма структурними підрозділами та окремими
співробітниками, а також між системою та суттєво значимими для неї
елементами функціонування зовнішнього середовища;
• дослідження структурної схеми з метою виявлення дубльованих без
потреби, чітко не визначених, надмірно збільшених чи складних каналів
інформації.
Дослідження зазначеного вище є вірогідною ознакою усвідомлення таких
чинників:
• встановлення зайвих структурних ланок в організаційній системі;
• визначення необхідних, але таких, що випадають із системи;
• виявлення необхідних структур, які функціонують неефективно;
• виявлення відсутності об’єктивно потрібних структурних чинників.
Передусім це проблеми, пов’язані з раціоналізацією та інтегруванням
інформаційних потоків. Якщо зіставити інформаційні потоки, які
об’єктивно зумовлені процесом нормального функціонування системи з
фактичною організацією інформаційних потоків, то виникає комплекс
проблем, які впливають на ефективність організації структури управління
в системі. Ось деякі головні з них:
1. Паралельність проходження інформації. Одні йті ждані та показники
надходять до різних підрозділів та опрацьовуються ними, а іноді навіть і
різними частинами одного підрозділу. Це нерідко є результатом того, що
зв’язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною та
аналітичною інформацією не завжди упорядкований.
2. Відсутність принципу єдності при формуванні інформації. Це є
результатом того, що кожний підрозділ використовує свої планові та
звітні показники, нормативно-правові дані, форми документів, маршрутів
їхнього руху, які не узгоджуються з критеріями оцінки оргструк-тури
вищого порядку.
3. Неупорядкованість та нерегулярність інформаційних потоків.
4. Необгрунтована повторюваність опрацювання інформації.
5. Затримка інформації.
6. Недостатня надійність і повнота інформації.
7. Зайві обсяги інформації. Великий обсяг документів, що циркулюють
всередині організації, часто є свідченням недостатньо чіткого
розмежування функцій та відповідальності за їх виконання.
8. Незастосування методу порівнянь інформації. Різні періоди отримання і
опрацювання даних у різних підрозділах іноді не дають змоги провести
достовірний порівняльний аналіз планів і звітних показників, надати
пропозиції щодо ухвали варіантів управлінських рішень.
Важливим напрямом удосконалення управління в умовах його інформатизації
є оптимізація виконання функцій як по горизонталі, так і по вертикалі, і
на цій основі подальша спеціалізація служб, спрощення взаємозв’язків в
апараті управління.
Все це при неузгодженості породжує тяганину, викликає зайві витрати
праці управлінського персоналу та збільшує час, який є необхідним для
ухвали управлінських рішень.
Важлива проблема полягає у знаходженні раціонального ступеня
централізації управління. Неправильно підходити до розв’язання цієї
проблеми лише з позиції інженерно-технічних можливостей інформатизації.
Незалежно від ступеня централізації опрацювання даних автоматизація не
створює альтернативи — централізацію чи децентралізацію управління, а
лише створює нові варіанти їх співвідношень.
Вивчення різноманітних змін, які відбуваються під впливом
інформатизації, дає змогу зробити висновок про те, що поняття
“удосконалення структури та методів роботи апарату управління в умовах
інформатизації” значно вужче, ніж поняття “удосконалення структури і
методів роботи апарату управління”.
Проектування інформаційних систем зводиться зараз в основному до
розробки програм тих чи інших розрахунків. Автоматизуються далеко не всі
управлінські процеси, а лише незначна їх частина, яка пов’язана з
опрацюванням окремих видів інформації. Об’єктом удосконалення є не
взагалі структура та методи роботи управлінського апарату, а тільки та
їх частина, яка змінюється в умовах автоматизації. Тому слід розрізняти
“неавтоматизовану” і “автоматизовану” частини управління. Між цими
частинами існує принципова різниця в методах і характері інформаційних
технологій у роботі щодо удосконалення управління.
Отже, підвищення вимог до ефективності діяльності органів управління
викликає потребу пошуку нових наукових методів і концепцій більш
раціонального використання науково-технічного потенціалу інформатики.
Загальною тенденцією організаційно-структурних змін у системі управління
у зв’язку з інформатизацією нерідко виступає автономне скорочення
традиційних ланок поточного планування та управління в першу чергу
штатів підрозділів адміністративного апарату, пов’язаних із традиційною
канцелярською працею, “паперовою інформатикою”, а також допоміжними
рутинними операціями та появою нових аналітичних ланок і підрозділів
апарату управління.
Як свідчать дослідження, за цих умов йдеться про посилення
організаційного забезпечення таких функцій управління, як прогнозування,
економічний аналіз, моделювання, розробка алгоритмів і програм, наукові
дослідження та розробки, підготовка та перекваліфікація кадрів,
концептуальні та проектні розробки, інформаційне обслуговування,
технічне обслуговування та супроводження впроваджуваних розробок, їх
“доведення”, логічне завершення тощо.
З посиленням і розвитком цих функцій в основному і буде пов’язана
організаційна перебудова систем організації управління.
Список використаної літератури:
Е-будущее и информационное право / В. М. Брижко, А. А. Орехов, О. Н.
Гальченко, В. С Цимбалюк / Под. ред Р. А. Калюжного, Н. Я. Швеца — К.:
Интеграл, 2002.
Європа на шляху до інформаційного суспільства // 36. документів
Європейської Комісії 1994-1995 pp. — К., 2000.
Збірник Постанов Пленуму Верховного Суду України (1963-1997). —
Сімферополь: Таврія, 1998.
інформатизація законодавчої, нормотворчої, право застосовної та
правоосвітньої діяльності: Посібник / Л. Є. Горьовий, М. Я. Швець, Т. Г.
Дрогаль та ін. — К.: Парламентське видавництво, 1999.
Інформаційні технології та захист інформації: Збірник наук, праць. —
Запоріжжя: Юрид. Ін-т МВС України. — 1998. — Вип. 2.
Інформаційне суспільство. Дефініції… / В. М. Брижко, А. А. Орехов, В.
С Цимбалюк, О. Н. Гальченко, А. М. Чорнобров) /Під ред. P. А. Калюжного,
М. Я. Швеця. — Київ: Інтеграл, 2002.
Калюжный Р. А. Научно-технический прогресе в деятельности
правоохранительных органов. — К.: Наук, думка, 1990.
Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С. Вдосконалення інформатизації ОВС України
— передумова покращення їх діяльності в боротьбі зі злочинністю //
Правова система України: теорія і практика. — К., 1993.
Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С Інформатизація державного управління і
національна безпека України // Розбудова держави. 1993. — №8.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
