Реферат на тему
Основи організації системи
автоматизованого збирання та обробки
інформації при безпаперовій
інформаційній технології
План
1.Облік заготовлення матеріальних цінностей.
2.Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через
банківські установи.
1.Облік заготовлення матеріальних цінностей.
Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня
підготовка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки)
прибуткових документів — створення додаткової зони, а також формування
форм документограм про заготівлю матеріальних цінностей,
невідфактуровані поставки, матеріали в дорозі, розрахунки з
постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив
бібліотеки описаних форм документів). Крім того, використовуються раніше
створені масиви назв міст, постачальників та договірних поставок, а ПЕОМ
використовується як АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.
Формування вихідних документів здійснюється в чотири етапи.
На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа
(наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також
використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук
найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання
матеріалів на складі). Знайдене ім’я постачальника використовується для
автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено
надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в
оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки).
Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в
зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних
платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі.
Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових
документів.
На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з
аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що
є на екрані. Збіг даних бухгалтер підтверджує вводом з клавіатури в
додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду
сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по
документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума
податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а
також свій персональний код.
На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких
прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними
показниками, взятими з платіжних документів. Такі «парні» документи
бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються
кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з
оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок),
і на їх основі формується масив «парних» документів. Прибуткові
документи, що залишились у масиві після вилучення «парних» документів,
характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.
На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної
інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):
дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву
«парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер
платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом
постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах
постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару
та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу
у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах
за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці
документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції
рахунків;
дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі
прибуткових документів, що залишилися в оперативному масиві прибуткових
документів після вилучення «парних». Вони характеризують ім’я
постачальника, номер прибуткового документа і його дату, назви
матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну,
кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того,
зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція
рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні
«парних» документів;
дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі
аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім’я
постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви
матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а
також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану
вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в
цілому. Крім того, є загальні підсумки зазначених сум і відповідні
кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються
при формуванні «парних» документів;
дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються
на основі масиву «парних» документів. Перша їх частина характеризує
проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних
здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує
неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються:
код виду оплати, ім’я постачальника, номер платіжного документа і його
дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна
кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в
наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками
матеріальних цінностей.
Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі складу цехам.
Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є підготовка форми
лімітно-забірних документів (масив бібліотеки описаних форм документів)
і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів.
Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли
розраховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів
тощо, які необхідні для виконання місячних (квартальних, тижневих)
виробничих програм цехами, комплексними бригадами й т. ін. Крім того, на
складі, який видає матеріальні цінності, і в цехах (коморах), які
одержують ці цінності, встановлюються ПЕОМ для використання їх як АРМ
завідувача складу і комірників.
На першому етапі відбувається формування заготовки багаторядкового
лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для
наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані
принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу
й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за
призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних
документів-заготовок.
На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних
цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту,
користувач — завідувач складу — у відповідних рядках і графах паперової
форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про
видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом
комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.
На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з оперативного
масиву документів-заготовок відповідну частину форми цього документа
(потрібну назву матеріалу) і вписує за допомогою клавіатури в рядок і
графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані
(кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й
записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у
паперовому документі робиться відповідна відмітка.
Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач.
Зафіксована на екрані інформація формується в оперативний масив виданих
матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація
обробляється за відповідними алгоритмами з метою одержання сум витрат за
матеріали (множенням кількості на ціну), передається каналами зв’язку на
ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де
використовується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських
рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних
цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю
цехів; у господарському обліку тощо. Крім того, показники виданих зі
складу матеріальних цінностей одночасно записуються в підзвіт
комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в
електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі.
Документи на паперових носіях, як первинні документи, після закриття та
остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються
для контролю за правильністю «бездокументального» введення фактичної
інформації до ПЕОМ користувачем.
Облік відвантаження готової продукції покупцям за договорами.
Передумовою збирання цієї інформації є попередня підготовка форм
первинних відвантажувальних документів — рахунків-платіжних вимог,
накладних, платіжних вимог тощо (масив бібліотеки описаних форм
документів) і масиву договірних поставок готової продукції покупцям.
Крім того, на складі готової продукції встановлюється ПЕОМ для
використання її як АРМ завідувача складу готової продукції.
На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку
первинного документа про відвантаження готової продукції покупцям за
договорами. На підставі довідки про підготовку готової продукції до
відвантаження покупцю чи іншого документа завідувач складу,
використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно
викладеним методом повного найменування покупця, а також повний перелік
договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних
поставок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран
ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження
готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично
й записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне
найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця
вимірювання й ціна. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми
вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не
заносяться в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином
підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування
готової продукції покупцям за договором.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що
на екрані) до відповідних рядків у графу «фактична кількість» показники
кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не
заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом
редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком
(найменуванням готової продукції) перемноженням кількості на ціну;
підсумкова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки
тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по
документу в цілому.
На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в
необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно
оформляються і передаються за призначенням.
На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ,
наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників,
який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через
фінансово-розрахункову електронну комп’ютерну мережу або кур’єрським
способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової
продукції.
Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформлена фактична
інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ, що є на складі, тобто — в
оперативний масив відвантаженої готової продукції покупцям, який
використовується для: оперативного управління (контроль за виконанням
договорів на відвантаження продукції), господарського обліку готової
продукції та розрахунків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для
відбиття відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям в
електронній картці обліку готової продукції на складі тощо.
2.Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через
банківські установи.
Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку
(електронний розрахунок) між зазначеними об’єктами при без паперовій
технології, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену
відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську
установу (порядок формування цих документів розглянуто раніше).
Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачальника, виведена на
екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу
до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з
банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві
й оформлюється наказом по підприємству, який погоджується з банком
(аналогічно оформленню права підписання розрахункових документів через
банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ банку, приймається
до виконання, про що підприємству-постачальнику може сповіщатися у формі
стандартної відповіді (хто й коли прийняв — години і дата, інші
встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом
передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою
чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця.
Підтвердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-покупець
надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й
підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійснюються й безготівкові
операції.
Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі завдяки електронній
пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійснюється за такою схемою:
постачальник — банку, що його обслуговує, і зворотне підтвердження щодо
одержаної інформації; банк постачальника — банку покупця і зворотне
підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — покупцеві і
зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на
оплату — передача цієї згоди банку та зворотне підтвердження щодо
одержаної інформації; банк покупця — банку постачальника про переказ
коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк
постачальника — постачальникові про зарахування йому грошей і зворотне
підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне
підтвердження може не здійснюватися.
Усі операції на пунктах приймання — передачі інформації протоколюються
на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих документів також автоматично
обробляються за розробленою (на даному об’єкті) методикою.
Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій
технології на прикладі безготівкових обліково-розрахункових операцій за
готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх
обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної
техніки і каналів зв’язку, дає змогу досягти значного зиску від її
застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові
операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і
вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх
операцій, що виконуються в зазначених об’єктах управління, а також
бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються
автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.
Збирання інформації про об’єкти управління зовнішнього середовища.
Збирання комерційної чи іншої інформації про об’єкти зовнішнього
середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною
технологією, використовуючи централізовану ПЕОМ (сервер) для зв’язків з
зовнішнім середовищем.
Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація формується у
відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об’єкта
управління, а тоді вже використовується для інформування всіх керівників
і фахівців, відповідно до регламентуючої інформації.
В інших випадках, коли інформація записана в довідниках, проспектах,
каталогах, газетах, журналах та на інших паперових носіях, необхідні
дані переносять до ПЕОМ за допомогою сканера чи клавіатури. Необхідну
інформацію можна перенести до ПЕОМ також і з дискети.
Безпаперова інформаційна технологія принесе також значний зиск, коли її
використовувати при передаванні звітних даних об’єкта управління до
вищої за субординацією, територіальної та інших установ; при формуванні
заявок на потребу в робочій силі через державні служби (центри)
зайнятості тощо.
Тож описані деякі автоматизовані способи збирання фактичної інформації,
що базуються на використанні сучасних ПЕОМ і інформаційної техніки,
каналів зв’язку і мереж, та безпаперової інформаційної технології, дають
змогу значно спростити й автоматизувати облікові, розрахункові та інші
операції, знизити трудомісткість їх виконання, значно піднести
оперативне забезпечення менеджерів усіх рівнів об’єктивно необхідною
інформацією, яка потрібна для вироблення, прийняття рішень та контролю
за їх виконанням, а також підняти культуру й ефективність управління в
цілому. При цьому, в усіх зазначених процесах використовується спільна
фактична інформація, яка збирається в ритмі виробництва автоматизовано з
єдиних джерел.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
