Реферат на тему:
Порядок перевірки облікової документації під час ревізії
Поряд з фактичним контролем, пов’язаним із інвентаризацією цінностей і
коштів на об’єктах підприємства, важливе місце під час ревізії займає
перевірка фінансово-господарської діяльності на підставі облікової
документації (первинних, зведених документів, облікових реєстрів,
балансових і звітних даних).
Одним із елементів методики цієї перевірки є ревізійне дослідження
первинної документації за суттю, змістом, доцільністю і законністю
відображення у ній фінансово-господарських операцій.
Залежно від змісту, суті і правильності складання документи можуть бути
доброякісними і недоброякісними (рис. 6). Доброякісні – це такі
документи, які після їх ревізійної перевірки виявились правильно
оформленими й обґрунтовано відображають сутність законної та економічно
доцільної фінансово-господарської операції.
На відміну від доброякісних документів під час ревізії виявляються також
недоброякісні документи як за сутністю і змістом спотвореного
відображення в них фінансово-господарських операцій, що характеризує
недоліки, порушення, зловживання, незаконні і недоцільні операції, так і
за формальними ознаками складання і оформлення цих документів, що
характеризує порушення встановлених правил їх складання і оформлення.
Послідовність документальної перевірки в кожному конкретному випадку
визначається завданням ревізії, а також наявністю у ревізора необхідних
даних про господарство, що перевіряється, одержаних у період підготовки
до ревізії і попереднього ознайомлення з ревізованим об’єктом.
Перевірку бухгалтерських документів необхідно провадити з погляду
забезпечення контролю за надходженням і реалізацією товарно-матеріальних
цінностей. Тому дуже важливо встановити, як документи забезпечують
юридичну доказовість здійснюваних операцій і як за їх допомогою
здійснюється поточний контроль за роботою матеріально відповідальних
осіб.
Важливе значення має також документальна перевірка звітності. Це
пояснюється тим, що звітність є системою показників, які відображають
результати господарської діяльності, і є важливим матеріалом для
вивчення останньої і виявлення внутрішніх резервів, а отже, є важливим
інструментом керівництва господарством, засобом контролю за
господарською і фінансовою діяльністю.
Мета документальної перевірки – з’ясувати реальність, законність і
господарську доцільність операцій, перевірити правильність їх
документального оформлення, з’ясувати допущені порушення фінансової та
кошторисної дисципліни, факти безгосподарності і зловживань.
Рис. 6. Види недоброякісних документів
Незважаючи на те, що документальна перевірка може провадитись способом
суцільної перевірки облікової документації або вибірково, у всіх
випадках під час перевірки документів та бухгалтерських записів ревізору
потрібно керуватись завданням на ревізію. Якщо виявлені факти розтрат,
порушень та зловживань, необхідно здійснити суцільну перевірку операцій
за документами й обліковими даними. Крім того, операції з коштами,
документи на списання непланових втрат, а також операції, пов’язані з
поверненням продукції чи товарів, слід здійснювати методом суцільної
перевірки. Решту господарських операцій можна перевіряти методом
вибіркової перевірки документів і записів в облікових реєстрах.
Вибіркова перевірка не означає перевірку “на здогад” якихось документів
чи бухгалтерських реєстрів. Вона, як і суцільна перевірка, покликана
забезпечити виявлення всіх недоліків і порушень.
Одним з прийомів вибіркової перевірки бухгалтерських реєстрів є суцільне
дослідження однієї сторони рахунка, тим часом як протилежну сторону
піддають лише вибірковій перевірці. Наприклад, рахунки витрат
виробництва перевіряють за дебетом суцільно, а за кредитом – вибірково.
Велике значення має вибіркова перевірка за кінцевою, заключною
операцією. Вона полягає в тому, що весь хід господарської операції
перевіряється за даними, що визначені в кінці місяця.
Не менш важливим способом вибіркової перевірки є перевірка операцій на
великі суми. Наприклад, під час перевірки бухгалтерських записів за
рахунками з постачальниками і покупцями ревізор може з’ясувати стан
претензійної заборгованості.
Під час суцільної і вибіркової ревізій застосовують загальну і детальну
перевірку господарських операцій.
Загальна перевірка розкриває стан господарської діяльності окремих
галузей, діяльності у цілому. Її недоліком є те, що тут не можна
розкрити причини порушень. Вона має доповнюватись детальним дослідженням
документів та облікових даних.
Детальна перевірка повніше розкриває суть операцій на всіх ділянках
господарської діяльності. Вона ґрунтується на глибокому вивченні
операцій за документами та даними аналітичного обліку.
Залежно від характеру зареєстрованих у документах операцій вони можуть
бути безтоварними (наприклад, виписування лімітно-забірної картки на
невідпущені матеріали) або безгрошовими (наприклад, касовий ордер на
видачу грошей, які насправді не виплачувались). У зв’язку з цим
необхідно уважно розглядати документи і порівнювати їх з іншими
взаємопов’язаними записами.
В окремих випадках за правильно оформленими документами може
приховуватись розкрадання коштів і матеріальних цінностей. Наприклад,
для прикриття розкрадань збільшують підсумкові суми в документах на
відпуск цінностей із метою їх зайвого списання. В інших випадках
зменшують оприбуткування отриманих товарно-матеріальних цінностей і
коштів.
Потрібно старанно досліджувати документи для того, щоб не пропустити
фактів підборки і підчистки у них, виправлення цифрових даних і зміни
реквізитів.
Під час перевірки документів особливу увагу приділяють перевірці
сумнівних операцій з тим, щоб переконатися їх правильності або
неправильності. Одні операції слід розглядати в їх органічному зв’язку з
іншими операціями фінансово-господарської діяльності підприємства.
Для встановлення достовірності операцій і правильності документів, що
надійшли від інших підприємств ревізор може послати відповідний запит і
переконатись у вірогідності фактів. Подані рахунки за транспортні
послуги можна порівняти з прибутковими і видатковими документами складів
та допоміжними листками транспортних організацій.
Важливе значення має також порівняння кількох взаємопов’язаних
документів, що зберігаються в бухгалтерії. Наприклад, записи в касовій
книзі за рахунком каси порівнюються з корінцями чекових книжок і
виписками Держбанку за розрахунковим рахунком.
Буває, що розкрадання здійснюється в процесі тих операцій, документи на
які оформлені правильно. У цих випадках доцільно застосовувати метод
порівняння даних прибуткових і видаткових документів, які безпосередньо
відбивають рух товарно-матеріальних цінностей і коштів, з даними інших
документів, які відбивають ті самі операції в інших аспектах. Для
підтвердження можна навести такі факти. На одному із підприємств шляхом
порівняння касових квитанцій, доданих до звітів завідуючих магазинами, з
даними оприбуткування грошей у касі встановлені значні розкрадання
коштів. Тому ревізорові необхідно застосовувати методи порівняння
документів, пов’язаних з реалізацією товарно-матеріальних цінностей і
оприбуткуванням виторгу в касових звітах.
h
оми: огляд об’єктів, вилучення речових доказів, відбір зразків товарів,
сировини, готових виробів тощо. Доцільно також, щоб після виявлення
ревізорами обставин, які сприяли розкраданням, вживалися заходи для
перевірки їх слідчими органами. Контакт ревізора із слідчим особливо
необхідний, коли злочинна діяльність не відбивається в обліку і
документації.
У торгівлі, наприклад, для розкриття завуальованих розкрадань ревізори
можуть користуватись прийомами контрольного порівняння фактичних
залишків товарно-матеріальних цінностей з даними попередньої
інвентаризації, документальними надходженнями і витратами цих цінностей.
Такий метод ревізії необхідно застосовувати, коли мають місце:
– випадки приписування цінностей в інвентаризаційних описах із метою
приховування наявних недостач;
– заниження в інвентаризаційних матеріалах залишків матеріальних
цінностей порівняно з фактичними з метою приховування лишків;
– реалізація неврахованої продукції, тобто невідображеної у прибуткових
документах;
– перевищення вартості при документальному відпуску цінностей для їх
реалізації через торговельну мережу і його приховування шляхом складання
безтоварних перерахунків після реалізації цінностей у торговельних
підприємствах за завищеними цінами.
Використання контрольного порівняння дає можливість встановити
приписування тих чи інших назв матеріальних цінностей в
інвентаризаційних описах. Для цього необхідно встановити максимально
можливий залишок товарів на кінець інвентаризаційного періоду і
порівняти його з фактичним.
Максимально можливий залишок цінностей виявляють так. За даними
попередньої інвентаризації беруть залишок товару певної назви, додають
до нього вибрану з документів кількість його товарних, що надійшла
протягом періоду, який перевіряється, віднімають кількість одиниць
товару, зафіксовану у видаткових документах. За нормальних умов фактична
кількість товарів не може перевищувати їх максимально можливого залишку.
Тому будь-яке перевищення фактичної наявності над цим залишком дає
підстави для певних висновків.
У бухгалтерському обліку підсумки руху цінностей звичайно підводяться за
певний час (на момент складання звіту, на кінець місяця, на початок
інвентаризації). У разі здійснення розкрадань окремі матеріально
відповідальні особи дбають, щоб до кінця цих періодів у них надходження
з видатками цінностей повністю балансувались. Проте за коротші періоди
вони не можуть приховати слідів розкрадань.
У таких випадках можна порівняно легко встановити, що в межах облікового
періоду мав місце такий рух цінностей, який не міг здійснюватись за
нормальної роботи. Тому доцільно застосовувати метод ревізії руху
товарно-матеріальних цінностей і коштів за коротші періоди з визначенням
залишку після кожної операції або дня.
Під час ревізії операцій роздрібної торгівлі для виявлення
неоприбуткованих товарів, безтоварних документів і приписування товарів
рекомендується застосовувати вибіркове контрольне порівняння за окремими
товарами.
Порядок перевірки документів та облікових записів залежить від завдань і
способів ревізії, характеру й обсягу роботи, від діючого порядку обліку
та обробки документів. Відповідно, документи, облікові записи та звітні
матеріали можуть піддаватися перевірці таким чином:
– у хронологічній послідовності;
– систематизованим способом, тобто за видами господарських операцій;
– прямою і зворотною послідовністю перевірки;
– способом переходу від загальних (звітних) даних до облікових записів і
первинних документів;
– переходом від окремих даних, первинних документів та облікових записів
до звітних даних.
При перевірці у хронологічній послідовності документи розглядають у
такому порядку, як їх зброшуровано. Практика показує, що хронологічна
перевірка документів має суттєві недоліки. Одним з них є те, що вона
вимагає багато часу. Крім того, при такій перевірці документів, які
стосуються різних операцій, можна встановити тільки недоліки окремого
документа. При наявності великої кількості документів неможливо повністю
їх перевірити. У цих випадках важко визначити взаємний зв’язок окремих
фактів порушень і дати характеристику роботи ревізованого господарства.
Під час хронологічної перевірки документів у послідовності їх підшивки
увага ревізора розсіюється. Тому вона потребує одночасного залучення
різноманітного законодавчого, інструктивного та довідкового матеріалу,
внаслідок чого ускладнюється систематичне і повне вивчення кожного виду
операцій.
Порядок перевірки документів у хронологічній послідовності можна
рекомендувати тільки в разі ревізії організації з незначеним обсягом
документації. У решті випадків необхідно застосовувати систематизований
порядок перевірки документів та облікових реєстрів за видами операцій.
Тут ревізор має можливість звернути увагу на конкретні питання і повніше
їх вивчити. Під час перевірки первинних документів необхідно
систематизувати їх за певними операціями. Це має значну перевагу перед
перевіркою у хронологічному порядку і дає можливість повніше перевірити
документи за їх суттю, а також з погляду їх справжності та вірогідності.
Систематизований спосіб перевірки документів може бути прямим і
зворотним, тобто починатися від початку ревізованого періоду (пряма
послідовність) або з його кінця (зворотна послідовність).
Останній метод більш оперативний, бо вже на початку ревізії можна
намітити заходи для усунення існуючих у роботі недоліків. Його
негативною рисою є те, що в разі встановлення порушень і розкрадань
ревізор повинен знову проводити послідовну перевірку від початку
ревізованого періоду до кінця.
Якщо ж на підприємстві автоматизована обробка інформації
децентралізована, здійснюється на АРМ відповідних працівників, то
ревізор може здійснити самостійно процес перевірки правильності обробки
інформації, використовуючи відповідні технічні засоби (ПЕОМ,
відеотермінальні пристрої). Мікропроцесорна техніка при цьому
використовується як АРМ ревізора.
На АРМ ревізор може отримати необхідну довідкову інформацію, наприклад,
про наявність залишків матеріалів, готової продукції на складах,
незавершеного виробництва в цехах, про стан розрахунків з підзвітними
особами, постачальниками, різними дебіторами і кредиторами тощо.
Необхідна для довідок і контролю інформація в діалоговому режимі
визивається на дисплей чи друкується на паперовому носії. Це можливо при
наявності програмного забезпечення і вирішення відповідних
функціональних завдань за допомогою ЕОМ на підприємстві, що якому
проводять ревізується. Крім того, ревізор може використовувати АРМ для
вирішення спеціальних контрольних завдань, розроблених для
автоматизованої реалізації функцій ревізора.
Для застосування ЕОМ в якості АРМ ревізор повинен володіти спеціальними
знаннями в галузі автоматизованої обробки інформації, мати навики роботи
з ЕОМ, одержати право доступу до інформаційної бази. Використання ЕОМ,
програмних засобів у процесі проведення ревізій сприяє більш ефективному
їх проведенню в умовах автоматизованої обробки економічної інформації.
Список літератури
Атанасян Г.А., Голубятников С.П. Судебная бухгалтерия: Учебник. – М.:
Юрид. лит., 1989. – 352 с.
Білуха М.Т. Теорія фінансово-господарського контролю: Підручник. – К.:
Вища школа, 1994.
Белуха Н.Т. Контроль и ревизия в отраслях народного хозяйства. – М.:
Финансы и статистика, 1992.
Белуха Н.Т. Ревизия и контроль в торговле. – М.: Экономика, 1998.
Бутинець Ф.Ф. Контроль і ревізія. – Житомир, 2000.
Вітвіцька М.О. Контроль і ревізія. – К., 1999.
Егорова С.К. Контроль и ревизия в бытовом обслуживании. – М.: Финансы и
статистика, 1990.
Завгородній В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерський облік, контроль і аудит в
умовах ринку. – К.: БМУ Інформ, 1995.
Казарина А.Х. Выявление скрытых хищений путем ревизий и проверок,
организуемых в процессе осуществления общественного надзора прокуратуры
// Выявление скрытых хищений. – М., 1981.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
