Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів
місцевого самоврядування
Головне завдання діяльності органів місцевого самоврядування полягає в
ефективній реалізації функцій і задач у нових економічних і ринкових
умовах. Слід запроваджувати нові інформаційні технології, які
забезпечуватимуть підвищення рівня та ефективності прийняття
управлінських рішень, використання необхідних ресурсів для сприяння
проведенню адміністративної реформи в Україні.
Сучасна парадигма державного управління спрямована на втілення нової
організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості
управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів,
визнання таких пріоритетів, як клієнт–споживач управлінських послуг з
наближенням управління до нього, підтримка підприємницької діяльності з
метою підвищення життєвого рівня населення та ін.
Реалізація стратегії інформатизації міста потребує розвитку на належному
рівні матеріально-технічної бази, тобто забезпечення парком сучасної
електронно-обчислювальної техніки відповідної потужності.
На жаль, управлінські структури, передусім органи місцевого
самоврядування, недостатньо забезпечуються сучасною технікою високого
класу.
Сьогодні кожна муніципальна структура сама розв’язує питання
матеріально-технічної бази, виходячи зі своїх фінансових можливостей,
потреб та наявних спеціалістів.
Слід зазначити, що впровадження концепції інформатизації міста є
неможливою без сучасних комп’ютерних технологій у діловодстві. Адже
загальновідомо, що діяльність будь-якого підприємства чи організації,
функціонування органів управління усіх, без винятку, ієрархічних рівнів
пов’язані з процесом створення, редагування, тиражування, розсилання та
архівування документів, тобто з надзвичайно трудомістким процесом.
Безумовно, здійснення документообігу за допомогою комп’ютерних
технологій є ефективнішим порівняно з паперовим обігом документів.
Електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до
суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і
місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди
є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного
обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не
є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і
скоротити часові витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з
обслуговуванням громадян.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати
переміщення паперових документів всередині організації, контролювати
порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує
трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на
всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи
виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і
керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації
дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз
і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих
масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується
на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо
тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного
документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес
управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують
автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише
необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Зі збільшенням обсягів документації зростає необхідність її оперативної
обробки, відправлення за призначенням й зручному зберіганню. Уже зараз
обсяг корпоративної електронної текстової інформації подвоюється кожні
три роки. Звичайно, повністю позбутися від паперових документів не
вдасться ніколи, але превалювати в найближчі десять років, по оцінках
більшості експертів, все-таки будуть електронні аналоги.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в
останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і
якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання,
а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і
використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і
призвела до запровадження в нашій організації електронного
документообігу.
Переваги :
– Підвищення продуктивності праці персоналу .
Економія робочого часу спостерігається на всіх етапах діяльності
співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи
з документами. Автоматична генерація номера, постановка поточної дати,
використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації й
уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документів;
– Зниження вартості документа за рахунок зменшення витрат на персонал,
устаткування та інше.
При масовому переході на електронний документообіг ціна одного документа
додатково знижується за рахунок скорочення витрат на випуск документів,
прискорення їхньої обробки, зменшення обсягів зберігання;
– Забезпечення інформаційної безпеки досягається розмежуванням прав і
захистом від несанкціонованого доступу, а також захистом від збоїв і
можливістю відновлення даних. У базі даних до кожного документу
приписується користувач або група користувачів, які мають на нього або
повний, або частковий доступ. Часом користувач, якому не наданий доступ
до документа, навіть не здогадується про саме його існування;
– Можливість колективної роботи над документами (що неможливо при
паперовому діловодстві) всіма користувачами, що мають до них доступ;
– Значне прискорення пошуку й вибірки документів.
Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма
вкладеннями й зв’язуваннями, і доручень по їхньому змісті й будь-якій
комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень,
логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження
документів;
– Можливість одержання необхідного документа в будь-який час, навіть
поза офісом.
СЕД забезпечує зберігання документів будь-яких форматів. Наявність
вилученого доступу до системи з комп’ютера, підключеного до мережі
Інтернет й архівне зберігання документів дозволяє організувати єдиний
інформаційний простір установи. Тому користувачі системи одержують
максимально повну інформацію із всім запитуваним даним;
– Поліпшення контролю виконання документів.
Автоматизація документообігу підприємства дозволяє підвищити
виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю
виконання доручень по документах. Ефективна система повідомлень і
нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення
строків виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів
і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих
співробітників, так і підприємства в цілому;
Головне, чого в підсумку вдається досягти в результаті впровадження
системи електронного документообігу – це підвищення оперативності і
якості прийняття управлінських рішень за рахунок більше адекватного
відбиття реальної ситуації в управлінській моделі.
Донедавна процес електронного документообігу гальмувався відсутністю
законодавчого урегулювання поняття електронного підпису. Сьогодні цю
юридичну перешкоду знято. Зазначимо, що організація електронного
документообігу управлінських структур, зокрема органів самоврядування у
містах є дуже складною справою, потребує не тільки досить значних
коштів, а що головне – щирого бажання тих, хто її впроваджує, досягти
позитивного результату, а також глибокого розуміння необхідності
прийняття такого управлінського рішення більшістю працівників.
В пошуках нових підходів у підвищенні ефективності роботи з документами,
виконком Української міської ради з квітня 2008 року запровадив
електронну систему документообігу, яка значно спростила і прискорила
роботу з документацією. Адже саме робота з документами, листами і
зверненнями громадян займає найбільшу частину часу у роботі посадовців
виконкому.
Впроваджена система “ДОК ПРОФ 2.0” призначена для автоматизації процесів
загального діловодства, діловодства звернень громадян, контролю
виконання доручень керівництва, поточної роботи з документами в
структурних підрозділах організації, обробки й погодження проектів
документів, ведення електронного архіву. Система має гнучкі засоби
налаштування, які дозволяють реалізувати автоматизований процес
діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої
корпорації, підприємства або установи із складною організаційною
структурою та територіально віддаленими підрозділами.
Система забезпечує автоматизацію наступних основних функцій:
• реєстрація документів;
• рух документів;
• управління завданнями;
• контроль за виконанням документів;
• відправка кореспонденції;
• обробка звернень громадян;
• підготовка проектів документів;
• обробка документів із складною структурою;
• ведення електронного архіву документів;
• моніторинг Системи та підготовка статистичних звітів;
• обмін документами із зовнішніми системами документообігу;
• робота з документами через web-доступ;
• потокове сканування документів.
Також система дозволяє зареєструвати документ будь-якого типу (лист,
наказ, протокол, доручення та ін.), створити необхідні картотеки
(вхідних, вихідних та ін.), налаштувати відповідні електронні форми
реєстраційних карток та правила формування реєстраційних індексів
документів.
У процесі реєстрації створюється реєстраційно-контрольна картка
документа (РКК), яка містить усі реєстраційні реквізити. Реєстраційний
індекс документу Система генерує автоматично на базі встановленого
правила.
Після заповнення полів РКК документу на першу сторінку документу
наноситься штрих-код. Разом із штрих-кодом на документі ставляться
літеро-цифрові дані, які у звичній для користувача формі відображають
інформацію про реєстраційні реквізити документу.
Відсканований образ документу автоматично додається до його РКК. Крім
електронного образу документу до його РКК можна додати будь-які
необхідні файли (додатки).
Основним механізмом руху документів є резолюція керівника, що визначає,
кому та у який строк необхідно виконати певні дії над документом.
Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно
до резолюції керівника.
Користувачі можуть працювати лише з електронними образами документів або
з електронними документами, але при цьому може зберігатися паралельний
рух паперових документів. Факт прийняття документу користувачем на
виконання фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації
документів.
Перед працівниками виконкому поставлені задачі, які за допомогою даної
програми успішно, протягом року, втілюються у життя. А саме:
• забезпечення оперативного потрапляння документів до керівників, а
також надання їм необхідної інформації для ухвалення рішень;
• забезпечення ухвалення рішень відповідальними співробітниками за
рахунок спрощення і прискорення процедур доступу до документів;
• значне підвищення виконавчої дисципліни співробітників за рахунок
своєчасного повідомлення про доручення керівництва і організації
надійного контролю їх виконання;
• прискорення внутрішнього документообігу за рахунок використання
новітніх комп’ютерних технологій;
• поступове зменшення частини паперового документообігу;
• значне зменшення частини рутинних операцій;
• виключення випадків втрати оригіналів документів;
• виявлення «вузьких» місць в роботі для прийняття відповідних
організаційних заходів;
T
V
Z\3/4
A
A
• підвищення загального рівня організаційної культури, вирішення
проблеми координації роботи співробітників;
• значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
• надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки
ефективності обробки документів в організації, первинний аналіз даних і
регулярна перевірка стану діловодства, формування регламентних звітів;
• підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів,
зменшення впливу людського чинника під час обробки даних за рахунок
вживання штрих-кодової ідентифікації документів;
• забезпечення цілісності і конфіденційності інформації;
• реєстрація звернень громадян, створення і заповнення відповідних
реєстраційних контрольних карток, опису документів і збору резолюцій,
надання звітів про виконання доручень;
• обробка документів з моменту їх вступу або створення до відправлення
або передачі в архів;
• управління потоками робіт, здійснення контролю виконання доручень і
документів, забезпечення колективної роботи співробітників над
документами;
• автоматизація роботи фахівців організації відповідно до прийнятого
регламенту обробки документів, пошуку і вибірки необхідної інформації,
розсилки документів для подальшої обробки;
• контроль за виконанням доручень і документів на основі оперативного
представлення (відображення) поточного стану процесів діловодства,
відхилень від планових термінів, призначення нових термінів завершення
робіт;
• створення і ведення електронного архіву документів, забезпечення
надійного зберігання всіх версій документів і інших інформаційних
об’єктів, максимально зручна систематизація сховища документів
відповідно до нормативів організації.
Розпорядженням міського голови призначені відповідальні посадовці у
виконкомі за виконання наступних функцій системи:
реєстрація документів;
рух документів;
сканування структурованих документів;
контроль виконань доручень керівництва;
обробка звернення громадян;
підготовка проектів документів;
відправлення кореспонденції;
обробка складних за структурою документів;
моніторинг обробки документів;
опублікування документів на Web-Порталі;
ведення електронного архіву документів;
моніторинг системи й підготовка статистичних звітів;
обмін документами із зовнішніми системами документообігу;
захист інформації й керування правами користувачів;
адміністрування.
Практична реалізація програми полягає у наступному:
усі інформаційні об’єкти (документи, резолюції, нормативно-довідкові
дані, структура організації і т.д.) зберігаються в єдиній базі даних;
доступ користувачів до даних здійснюється через єдиний центральний
сервер Системи;
організація роботи Системи здійснюється в рамках локальної
обчислювальної мережі (ЛВС) одного офісу (установи) або закритої
віртуальної мережі з високою пропускною здатністю;
за допомогою клієнтського додатка здійснюється тісна інтеграція з
периферійним устаткуванням (нанесення штрих-коду, потокове сканування і
т.д.) і популярними офісними пакетами (MS Offie, Openoffice);
механізм завдань і сценаріїв дозволяє створювати уніфіковані маршрути
обробки документів для різних видів документів.
Необхідно виділити наступні можливості програми:
зберігання даних на одному сервері забезпечує користувачам доступ до
актуальних і повних даних у будь-який момент часу;
наявність однієї критично важливої точки – сервера СУБД – дозволяє
оптимізувати керування й підтримку продуктивності й працездатності
Системи; можлива установка одного або декількох серверів резервного
копіювання даних, що дозволяють підвищити надійність Системи й
забезпечити повне й коректне відновлення даних у випадку виникнення
позаштатних ситуацій;
відновлення версій клієнтського додатка на всіх робочих станціях мережі
здійснюється за допомогою тих же механізмів, що й доступ до даних – при
кожному сеансі запуску клієнтський додаток перевіряє номер своєї версії
з версією, що зберігається в базі даних, і у випадку розбіжності на
клієнтський комп’ютер вивантажується остання актуальна версія;
при наявності одного сервера БД значно знижені витрати на підтримку,
адміністрування й обслуговування як Системи в цілому, так і її
компонентів;
забезпечується висока швидкість доступу до даних, що особливе важливо
при побудові й перегляді звітів, що обробляють більші масиви інформації;
ведення уніфікованої нормативно-довідкової інформації забезпечує логічну
цілісність і несуперечність збережених даних про документи;
реєстрація вхідного, вихідного або внутрішнього документа виконується в
Системі один раз, так що документ або його розділи відразу ж після
реєстрації стають доступними у всіх підрозділах, і тим самим
виключається необхідність повторної реєстрації документа;
механізм завдань і сценаріїв дозволяє створювати й відображати в зручній
графічній виставі складні маршрути обробки документів (з можливістю
паралельної обробки, фіксацією проміжних результатів, умовами вибору
подальшого шляху руху, резолюціями керівників і т.д.), що значно
заощаджує час фахівців і підвищує якість обробки вхідної, вихідної і
внутрішньої кореспонденції.
У реальному житті виконкому це виглядає так: кожен комп’ютер установи
під’єднаний до системи, і кожен працівник зобов’язаний щоденно
перевіряти, які документи, вказівки та доручення надійшли на його
адресу, вчасно працювати з ними і звітувати про виконання.
Введенню передувала велика підготовча робота. Усі працівники виконкому
вчилися, здавали заліки на знання системи, демонстрували свої вміння.
Навчання продовжується і досі, хоч з квітня 2008 року електронна система
документообігу запрацювала офіційно. Щомісяця працівники виконкому
займаються зі спеціалістами, щоб підвищити рівень своєї роботи в
системі.
Ефективність системи електронного документообігу відчутна. Кілька
місяців роботи показали, що час обробки документів скоротився, кількість
звернень розглядається більша, раніше направляється для виконання.
Контроль за якістю й своєчасністю виконання став значно ефективнішим і
не займає багато часу. Адже комп’ютер фіксує день і час з точністю до
секунди, коли виконавець одержав документ, коли почав з ним працювати,
коли підготував відповідь і надіслав її. Зараз чітко видно, скільки
документів працівниками розглянуто вчасно, скільки з порушенням терміну,
на які документи продовжено термін розгляду. Уже не скажеш, що цього
листа чи розпорядження не бачив, забув з ним попрацювати.
Система надає зручний механізм здійснення контролю за виконанням
документів. Контролер може контролювати виконання як документу в цілому,
так і його окремих пунктів або завдань, що підлягають виконанню. При
цьому підсистема інформування вчасно інформує виконавців та контролерів
про наближення строків виконання або їх порушення.
Завдяки програмі «ДОК ПРОФ 2.0» значно зменшилась кількість вчасно не
виконаних документів, а саме скоротилася до 1,5 % від загальної
кількості.
Програма дозволяє встановлювати фільтри й відбирати документи за
будь-якими параметрами, що нас цікавлять, а саме за прізвищем
відповідального виконавця, за датою реєстрації, за підпис антом,
коротким змістом та іншими показниками. Це дає можливість звітувати про
хід виконання документів.
Нещодавно було введено в систему електронного документообігу контроль за
виконанням розпоряджень міського голови. На черзі введення в систему
рішень виконавчого комітету та сесій Української міської ради та
виконавчого комітету, причому не тільки цьогорічних, але й тих, що
приймалися раніше. Досить часто городяни звертаються з проханням видати
копію рішення чи розпорядження, прийнятого і 2, і 5, і 10 років тому.
Отже не доведеться переглядати стоси папок, вилучати з них документи для
ксерокопіювання. Все існуватиме в електронному вигляді і може бути
відтвореним досить швидко.
Часто буває, що городяни звертаються ще до закінчення терміну, даного
для відповіді на звернення з метою прискорення чи доповнення
документації. У будь-який момент, увійшовши у систему, можна простежити,
хто з працівників виконкому опрацьовує його, що вже зроблено, які
документи чи додаткові дані потрібні. Такий стан виконання може
контролюватися міським головою та його заступниками.
У багатьох країнах світу, деяких містах України запроваджується система
прозорих дверей. Всі кабінети працівників виконавчих служб робляться
прозорими, щоб городяни бачили, як ретельно працюють чиновники на кошти,
які йдуть від сплати податків. До такої прозорості працівникам важко
звикнути, але на це йдуть, щоб підвищити ефективність роботи різних
муніципальних служб. Працівники виконкому Української міської ради
звикають до прозорості у роботі з документами. І це теж нелегко, адже
під контролем знаходиться кожен і постійно.
Впровадження електронної системи документообігу дає відчутну економію
коштів, які раніше витрачалися на роздрукування, ксерокопіювання,
закупівлю необхідної для цього техніки.
Повна інформація про ефективність роботи електронної системи
документообігу складеться через відчутний проміжок часу, але вже
сьогодні помітні зміни в роботі з документацією, зі зверненнями
громадян. Найвиразніше видно, що час опрацювання паперів скорочується,
контроль за виконанням рішень, за обробкою документів стає ефективнішим.
Виконком міської ради впровадження системи почав з себе, але це лише
перший етап. До цієї системи планується долучити всі установи,
організації, підприємства міста. За лічені секунди після відправлення і
лікарня, і школи, і комунальні підприємства зможуть розглядати рішення
сесій та виконкому, розпорядження міського голови, запити і відповіді,
листи і звернення. А це вже і економія паперу, і пального для
автомобілів, і часу всіх залучених до процесу.
Необхідно також зауважити, що упровадження систем електронного
документообігу варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш
важливої ланки: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати
позитивний ефект. У процесі впровадження електронного документообігу
необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою
технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності установи. Дуже
важливу роль грає реальна підтримка проекту впровадження керівництвом
(так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки,
у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах.
Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного
впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з
найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною
поштою й intranet – мережею, організації електронного архіву та ін.) і
проведення необхідної роз’яснювальної роботи. Також у ході впровадження
електронного документообігу обов’язково варто організувати тренінги та
консультації для співробітників підприємства.
Отже, системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти
створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу
державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні
технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над
виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями
вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні
технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи
влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли
державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і
ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
