Перспективи розвитку діловодства в контексті становлення інформаційного
суспільства
Науково-технічний прогрес інтегрувався в усі сфери життєдіяльності
суспільства, впливаючи на його діяльність і розвиток. Тотальна
інформатизація в сучасності є невідворотною реальністю:
інформаційно-комунікаційні технології – це не просто технічна
інфраструктура, пов’язана, наприклад, з комп’ютеризацією чи
телефонізацією, а глобальний інструмент перерозподілу ідей, капіталу та
праці, який визначає спосіб розвитку глобалізованого світу. Невпинний
ріст і нагромадження обсягів інформації, розвиток інформаційних систем
та цифрової апаратури передбачає глобальні перетворення у світовому
масштабі. Цей процес уже розпочався; на разі він ще не охопив усі сфери
суспільства, однак його мета є цілком конкретною – формування,
визначення і побудова суспільства нового типу, яке у багатьох країнах
світу протягом останніх десятиліть все частіше трактується як
інформаційне суспільство.
Ресурси інформаційного суспільства – інформація, опрацьована та
впорядкована, знання та інформаційно-комунікаційні технології – найбільш
вдало і цілісно характеризують його природу. Одним із різновидів
інформаційного ресурсу є управлінський документ, який формується і
функціонує в системі діловодства (діловодство – це діяльність, яка
охоплює питання документування інформації та організації роботи з
документами у процесі управлінської діяльності [2]).
Актуальність дослідження. Діловодство як галузь практичної діяльності
людини в умовах формування інформаційного суспільства виходить на якісно
новий рівень розвитку. На сучасному етапі побудови інформаційного
макросередовища набуло актуальності питання про організацію діловодства
з максимальним застосуванням новітніх комп’ютерних технологій. У зв’язку
з цим стали необхідними структурні та якісні зміни на всіх рівнях
організації діловодства: від локального – на підприємстві, в установі чи
організації – до загальнодержавного і міжнародного.
Метою статті є аналіз перспектив і способів розвитку діловодства у
процесі побудови і функціонування інформаційного суспільства.
У процесі дослідження було виконано такі завдання:
– з’ясовано роль процесу становлення інформаційного суспільства для
удосконалення роботи з документальною управлінською інформацією;
– визначено способи модернізації діловодства у процесі переходу його на
електронний рівень;
– проаналізовано проблеми, що виникнуть за умови комп’ютеризованого
удосконалення системи діловодства;
– розкрито роль діловодства в системі загального інформаційного
забезпечення;
– установлено роль інформаційного суспільства як новоутворення для
подальшого прогресу науково-практичної діяльності.
Оскільки процес інформатизації діловодства – явище комплексне і дотичне
до багатьох галузей науки, це питання досліджували науковці різних
галузей знань: А.Н.Діденко в навчальному посібнику “Сучасне діловодство”
аналізує діловодство як наукову і практичну дисципліну, розглядає його
проблеми на сучасному етапі [2]; Л.Г.Зубенко у праці “Ділові папери в
менеджменті” розглядає електронне діловодство в контексті менеджменту як
процес оптимізуючий та прискорювальний [3]; О.Ф.Клименко у дослідженнях
з інформатики і комп’ютерної техніки вивчає ділові папери в аспекті
стандартизації на основі комп’ютерного програмування. Варто також
відзначити дослідження Г.Г.Воробйова про роль інформації в управлінській
діяльності [1] та науковців Н.Р.Головко, А.П.Коваль, Г.Г.Поберезької,
С.П.Бибик, І.Л.Михно та інших.
Запровадження нових стандартів з діловодства для практичної роботи
органів управління та документування з комп’ютерними системами сприятиме
встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку, прозорості
процесів створення, зберігання і передавання документів, зменшенню
кількості суб’єктивних помилок і технічних порушень. Перехід діловодства
на всіх підприємствах, в установах та організаціях незалежно від сфери
діяльності та форми власності на електронний рівень із дотриманням усіх
вимог і стандартів вимагає значних економічних витрат, серед яких
найбільшої ваги набувають такі:
– забезпечення належного комп’ютерного обладнання і програмного
забезпечення;
– підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з
діловодства;
– створення нових та оптимізація вже діючих каналів передавання і систем
опрацювання документної інформації;
– організація державного регулювання нового напряму діяльності
діловодства.
У контексті розвитку інформаційного суспільства діловодство
функціонуватиме не як окремо взята галузь управлінської діяльності, а як
ключова структурна підсистема в системі інформаційного забезпечення.
Тому вже зараз необхідно створювати стабільне підґрунтя для подальшого
розвитку, розгалуження і вдосконалення системи електронного діловодства;
першоосновою для цього має стати розвиток і вдосконалення систем роботи
(створення, класифікації, редагування, організації, обміну) з
документопотоками і базами даних. Це включатиме розроблення і
впровадження відповідних програм і методики раціональних прийомів
роботи з ними.
Важливе місце у процесі інформатизації діловодства становитиме проблема
міжнародного обміну інформацією, зокрема і управлінською [3].
Діловодство як підсистема має бути взаємопов’язане з іншими
інформаційно-пошуковими системами локального і глобального рівнів. Ці
зміни торкнуться такого:
– ступеня відкритості та прозорості масивів управлінської документації
підприємств, установ та організацій (зокрема, досить поширеної проблеми
“подвійної бухгалтерії”);
– захисту інформації від несанкціонованого копіювання та вірусів;
– створення різних ступенів доступу до окремих видів інформаційних
ресурсів;
– забезпечення умов та засобів зберігання інформаційних масивів;
– встановлення ціни інформації;
– визначення вартості послуг, пов’язаних з передаванням і використанням
інформаційного ресурсу;
– надання права на використання національних баз даних окремим країнам з
урахуванням економічних і політичних відносин з ними.
Перехід від індустріального до інформаційного устрою у світі
відбувається нерівномірно, що обумовлюється як неоднорідним розвитком
економіки, комунікаційних систем і науки (як першооснови для всіх інших
галузей), так і станом розвитку світового співтовариства. Цей процес
набув поширення у розвинених країнах, а в економічно відсталих країнах
він ще навіть не розпочався [1]. Зазначене породжує труднощі у
пристосуванні останніх до нових умов, налагодженні комунікаційних
каналів між державами та організації, життєдіяльності суспільства
відповідно до обставин. Важливу роль у цьому відіграють наукові
нововведення і розробки, спрямовані на вдосконалення цих процесів.
Уже сьогодні значне розширення інформаційно-комунікаційного простору,
розвиток і модифікація процесів, що в ньому відбуваються, спричиняє
проблеми, у зв’язку з якими процес передавання інформації ускладнюється.
Великі масиви інформації внаслідок невпорядкованості та неналежного
рівня стандартизації і документального оформлення губляться,
накладаються, дублюються і, як наслідок, втрачають свою практичну
корисність і цінність.
Висновки та пропозиції. У процесі організації управлінської інформації
у діловодстві виникають проблеми, викликані недостатнім рівнем
комп’ютеризації, стандартизації і взаємоузгодженості процесів. Саме
тому, вважаємо, важливим у реалізації стратегії інформатизації
суспільства є локальне вдосконалення всіх галузей інформаційної
діяльності, зокрема і діловодства як однієї з найважливіших складових в
оптимізації процесу обміну інформаційними ресурсами у всіх галузях
діяльності і розвитку міжнародного ділового партнерства.
Зважаючи на швидкі темпи розвитку і вдосконалення комп’ютерної техніки,
програмного забезпечення до неї, варто більш детально розглянути і
відкоригувати питання етапів використання ІКТ у діловодстві з
урахуванням темпів оновлення технічної і програмної бази. Це допоможе
уникнути застарілих методик та нерезультативних прийомів роботи з
управлінськими документопотоками і документними масивами.
Важливо також всебічно дослідити способи уніфікації і стандартизації
управлінської документації, виявити неточності та недоопрацювання, які
вже натепер гальмують процес інформатизації діловодства в установах,
організаціях і на підприємствах. Важливу роль у цьому процесі
відіграватиме регулювання процесів стандартизації відповідними
державними комітетами та відомствами.
Список використаної літератури
1. Воробьев Г.Г. Информация в роботе руководителя / Г.Г.Воробьёв. – М. :
Экономика, 1998. – 104 с.
2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство / А.Н.Діденко. – К. : Либідь, 2004.
– 384 с.
3. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті : навч. посіб. / Л.Г.Зубенко
– К. : ТОВ «УВПК Екособ», 2002. – 272 с.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
