Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю
Офіційно-діловий стиль – це різновид української літературної мови, що
відповідає певним усталеним формам спілкування між установами, окремою
особою та установою, між посадовими особами. Офіційно-діловий стиль –
мова ділових паперів (законів, кодексів, актів, постанов, наказів).
Сфера використання: офіційне, спілкування в державно-політичному,
громадському й економічному житті; законодавство,
адміністративно-господарська діяльність.
Головне призначення: регулювання ділових відносин мовців у
державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування
громадських потреб людей у типових ситуаціях.
Підстилі: законодавчий (закони, укази, статути, постанови)
дипломатичний (міжнародні угоди, протоколи)
адміністративно-канцелярський(заяви, довідки,
дорученн).
Поняття «документ» у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають
різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або
інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні
уявлення про те, що він собою являє.
Документ (у перекладі з лат.) – це «повчальний приклад», «спосіб
доказу»). Донедавна послуговувалися визначенням, за яким документ – це
засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації
про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності
людини.
Є багато інших визначень поняття «документ», зокрема, у «Словнику
української мови» є таке пояснення:
Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на
що-небудь, служить доказом чого-небудь.
Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.
Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось
історичне, важливе.
Українська радянська енциклопедія засвідчує, що документ – це:
Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або фактів, що
спричинюють правові наслідки.
Офіційне посвідчення особи.
Історично достовірне письмове джерело.
Матеріальний об’єкт, у якому міститься та або інша інформація.
В Україні офіційно прийняті такі визначення документа, які зафіксовані в
державних стандартах.
Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході
здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392-94)
Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з
чинним законодавством юридичну силу (ДСТУ 2732-94)
Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним
людиною способом, для її передачі у часі і просторі (ДСТУ 3017-95)
«Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною
функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». (ДСТУ
2732:2004)
Функція документа – це його цільове призначення, органічно властиве
йому, незалежно від того, усвідомлена чи не усвідомлена вона авторами.
Дослідження показали, що документ поліфункціональний, тобто в одному і
тому ж документі спостерігається переплетення різних функцій.
Можна виділити такі функції документа:
інформаційну;
соціальну;
комунікативну;
культурну;
управлінську;
правову;
обліку;
історичного джерела;
кумулятивну;
пізнавальну (когнітивну);
гедонічну.
Єдиної класифікації документів ще немає. Всі класифікації певною мірою
умовні залежно від того, яка ознака є домінуючою. Цілком умовно можна
запропонувати таку класифікацію документів:
за назвою видів
документів або
найменуванням заяви, листи, телеграми, довідки, розписки, доручення.
походженням службові (офіційні) створюються організаціями,
підприємствами та службовими особами, які їх представляють (оформляються
у встановленому порядку);
особисті створюються окремими особами поза сферою їх службової
діяльності.
місцем виникнення внутрішні мають чинність лише всередині тієї
організації, де їх складають;
зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами.
призначенням організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.
напрямом (колі) вхідні;
вихідні.
джерелами виникнення первинні;
вторинні.
формою стандартні (типові) мають однакову форму й заповнюються у певній
послідовності за суворо визначеними правилами (типові листи, типові
інструкції);
індивідуальні (нестандартні) створюються в кожному конкретному випадку,
їх друкують або пишуть від руки (заяви, накази, протоколи).
терміном виконання звичайні безстрокові виконують у порядку загальної
черги;
термінові мають встановлений строк виконання; дуже термінові мають
позначення «дуже термінові»;
нетермінові.
таємністю для загального користування;
несекретні (для службового користування);
секретні (таємні, конфіденційні, цілком таємні).
стадіями створення чорновий;
оригінал основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
копія точне відтворення оригіналу;
витяг відтворений не весь документ, а лише його частина;
дублікат другий примірник документа (якщо документ загублено).
складністю прості;
складні.
строками зберігання постійного;
тимчасового (до 10 років);
тривалого (понад 10 років).
технікою відтворення рукописні;
відтворенні механічним способом.
юридичною силою справжні (істинні);
фальшиві (підроблені).
носієм інформації оформленні на папері, дискеті, диску, фотоплівці,
магнітній стрічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називається діловодством.
Кількість різновидів документів, вважають, наближається до 100.
Насправді їх є набагато більше. Види документів непогано
запам’ятовуються при запропонованій умовній класифікації:
інформаційно-довідкові документи (графік, довідка, доповідна записка,
доповідь, запрошення, зведення, звіт, огляд, оголошення, перелік, план,
повідомлення, пояснювальна записка, пропозиція, протокол, список,
таблиця, телефонограма та інші);
розпорядчі документи (вказівка, наказ, постанова, резолюція, рішення,
розпорядження, ухвала тощо);
організаційні документи (інструкція, правила, положення, програма,
регламент, розпорядок, статут, функціональні обов’язки тощо);
документи з особового складу (анкета, автобіографія, відрядження, заява,
контракт, накази з особового складу, особова карточка, особова справа,
посвідчення, резюме, угода, ухвала, характеристика тощо);
документи господарсько-договірної (договір поставки; договір підряду;
договір про майнову відповідальність відповідальних осіб; договір
підряду на капітальне будівництво; договір з наукової діяльності;
договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування; договір
про депозитний вклад; кредитний договір; договір про спільну діяльність;
лізингова угода; договір про пайовий внесок; договір про посередницькі
послуги; договір на інформаційно-довідкове обслуговування; договір на
брокерське обслуговування; установчий договір на створення асоціації;
установчий договір про створення на пайових засадах комерційного банку;
договір про заснування малого підприємства; договір оренди, договір
оренди з правом викупу; договір продажу майна державних підприємств,
установ, організацій юридичним особам; договір продажу майна державних
підприємств громадянам (групі громадян) тощо);
документи господарсько-претензійної діяльності (протокол розбіжностей до
договорів, комерційний акт, претензійний лист, позовна заява тощо);
обліково-фінансові документи (акти про результати інвентаризації
матеріальних цінностей; акт оцінки наявності оборотних коштів; акт
оцінки вартості основних фондів, що підлягають викупові (продажу); акт
оцінки вартості незавершеного будівництва; акт оцінки вартості майна;
державний акт про викуп майна державного підприємства; акт про результат
ревізії каси; акцепт; відмова від акцепту; доручення;
заява-зобов’язання; заява про відкриття рахунку в банку; квитанція;
накладна; розписка; трудові угоди та інші);
документи зовнішньоекономічної діяльності: а) документи з організації
зовнішньоекономічних зв’язків (комерційні листи: запит – відповідь на
запит; пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію; рекламація
(претензія) – відповідь на рекламацію; контракт; доповнення до
контракту; запис бесіди (ділової розмови); б) документи для створення
спільних підприємств (протокол намірів про створення спільних
підприємств; договір і статут спільного підприємства).
Однак, мабуть, класифікацію документів варто розпочинати з Державного
класифікатора управлінської документації (ДК 010-98, чинний від
01.06.1999), згідно якого проставляють реквізити 05 – код форми
документа.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою
частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної
та соціальної інформації.
ДКУД розроблено у зв’язку зі змінами у складі та змісті
організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та
звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи
державного управління в Україні.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД)
з унікальними кодовими позначеннями.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за
відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і
господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями
в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним
законодавством.
Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД,
їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному
класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД.
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система
документації (УСД).
Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час
виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням
засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
організаційно-розпорядча документація (код 02);
первинно-облікова документація (код 03);
банківська документація (код 04);
фінансова документація (код 05);
звітно-статистична документація (код 06);
планова документація (код 07);
ресурсна документація (код 08);
торговельна документація (код 09);
зовнішньоторговельна документація (код 10);
цінова документація (код 13);
документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення
(код 15);
документація з побутового обслуговування населення (код 17);
бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
документація з Пенсійного фонду (код 20);
словниково-довідкова документація (код 21).
Державний стандарт на оформлення документів
O
o
RTaae$
4
8
P
?
?
I
ae
O
$
?
&
&
h•*¤>*
&
&
&
#1>*
h?.t>*
wu>*
?>*
ht&?>*
9>*
h?rA>*
h@Ki>*
>*
h@Ki>*
&
„
¤`„
&
&
„
¤`„
gdFs? Звертаємо увагу на те, що з 1 вересня 2003 року чинний в Україні
ДСТУ 4163 – 2003.
Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів.
Документ є основним видом ділового мовлення і складається з окремих
елементів-реквізитів (постійних і змінних). Є 32 реквізити.
Склад реквізитів документів
Готуючи та оформляючи документи, використовують такі реквізити:
01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки
Крим
02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування)
03 – зображення нагород
04 – код організації
05 – код форми документа
06 – назва організації вищого рівня
07 – назва організації
08 – назва структурного підрозділу організації
09 – довідкові дані про організацію
10 – назва виду документа
11 – дата документа
12 – реєстраційний індекс документа
13 – посилання на реєстраційний індекс документа і дату документа, на
який дають відповідь
14 – місце складення або видання документа
15 – гриф обмеження доступу до документа
16 – адресат
17 – гриф затвердження документа
18 – резолюція
19 – заголовок до тексту документа
20 – відмітка про контроль
21 – текст документа
22 – відмітка про наявність додатків
23 – підпис
24 – гриф погодження документа
25 – візи документа
26 – відбиток печатки
27 – відмітка про засвідчення копії
28 – прізвище виконавця і номер його телефону
29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі
31 – відмітка про надійдення документа до організації
32 – запис про державну реєстрацію
Кожен документ має певну кількість реквізитів, яка визначається видом і
змістом документа. Постійні реквізити наявні на бланку документа, а
змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення. Реквізити мають постійні
закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі
користування документом і його обробки. Кожен вид документа має свій
формуляр (сукупність реквізитів, розміщені у встановленій
послідовності). Є 2 основні види формулярів – з повздовжнім і кутовим
розміщенням реквізитів.
Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів, яка
встановлює сукупність реквізитів, властивих документу, розміщених у
певній послідовності.
Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить
постійну інформацію. Для виготовлення бланків використовують два формати
паперу А4 і А5. Бланки документів повинні мати такі береги (вимоги ДСТУ
4163 – 2003):
30 мм – лівий;
10 мм – правий;
20 мм верхній і нижній.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на
чистих аркушах. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і
більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. При друкуванні
тексту документа з одного боку аркуша номери проставляють арабськими
цифрами посередині верхнього поля. При друкуванні тексту документа з
обох боків аркуша непарні сторінки позначаються у правому верхньому
куті, а парні – у лівому верхньому куті.
Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної
інформації. Ознаки тексту: цілісність, зв’язність, структурна
організація, завершеність. Логічні елементи тексту: вступ, доказ,
закінчення.
Текст простий, коли складається тільки із закінчення. Складний, якщо
містить інші логічні елементи. Закінчення документа може бути активне
(точно зазначає, яку дію має виконати адресат) й пасивне (проінформувати
адресата про якийсь факт, якусь обставину). Застосовують прямий порядок
розташування логічних елементів (вступ, доказ, закінчення) і зворотний
порядок (закінчення + доказ, але без вступу).
Рубрикація – це членування тексту на складові частини. Найпростіша
рубрикація – поділ на абзаци.
Вимоги до документів
Документ
має видаватися уповноваженим органом відповідно до його компетенції має
не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів має бути
складений за встановленою формою має бути достовірним, відповідати
завданням і базуватися на фактах має бути бездоганно відредагованим і
оформленим
Вимоги до мови документів
Об’єктивність (відсутність суб’єктивних
характеристик): Логічна
послідовність: Переконливість і доказовість: Уніфікація,
стандартизація: Явність
викладу
і точність опису:
– уникання особових займенників і наказового способів дієслова, слів
типу дуже, великий;
– відсутність питальних і окличних речень, прямої мови; – тісний
логічний зв’язок між реченнями; – викладення причини у конкретній формі
з точним добором фактів і цифрових даних;
– обґрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу; – наявність
схем побудови тексту;
– підготовка і виготовлення бланків (якщо в установі виникає більше 20%
стандартних ситуацій). – точний вибір слова;
– правильне користування термінами;
– уникання професіоналізмів;
– частотність слів з ознаками мети, причини, результативність (для
цього, з цією метою, таким чином, отже);
– орфографічна, пунктуаційна і граматична правильність і точність.
– уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а
працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а
будуть здійснюватися;
– переважне вживання пасивних зворотів: Завод будується робітниками.
– лаконічність (більшість документів складає одну сторінку із залученням
фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього
обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і
скорочень.
– чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.
Перелік рекомендованих джерел
Основна література
1. Антисуржик. Вчимося ввічливо поводитися і правильно говорити / за
заг. ред. О. Сербенської. – Львів: Світ, 1994. – 152 с.
2. Бабич Н. Д. Основи культури мовлення / Н. Д. Бабич. – Львів: Світ,
1990. – 232 с.
3. Бабич Н. Д. Практична стилістика і культура української мови : навч.
посіб./ Н. Д. Бабич. – Львів : Світ, 2003. – 432 с.
4. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови :
навч. посіб. / Наталія Ботвина. – К. : АртЕк, 1998. – 192 с.
5. Волкотруб Г. Й. Стилістика ділової мови : навч посіб. / Г. Й.
Волкотруб. – К. : МАУП, 2002. – 208 с.
6. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / Глущик С. В., Дияк О. В.,
Шевчук С. В. – К. : А.С.К., 2000. – 400 с.
7. Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова / М. Г. Зубков. – Х. :
Торсінг, 2003. – 448 с.
8. Коваль А.П. Ділове спілкування: навч. посіб. / Коваль А.П. – К. :
Либідь, 1992. – 280 с.
9. Культура фахового мовлення: навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. –
Чернівці : Книги-ХІІ, 2006. – 496с.
10. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: навч. посіб. /
Мацюк З., Станкевич Н. – К. : Каравела, 2006. – 352 с.
11. Онуфрієнко Г.С. Науковий стиль української мови: навч. посіб. /
Онуфрієнко Г.С. – К. : Центр навчальної літератури, 2006. – 312с.
12. Пахомов В.М. Ділова українська мова: конспект лекцій / Пахомов В.М.
– Івано-Франківськ : Факел, 2002. – 358 с.
13. Плотницька І. М. Ділова українська мова у сфері державного
управління : навч. посіб. / Плотницька І. М. – К. : Вид-во УАДУ, 2000. –
192 с.
14. Пономарів О. Д. Культура слова: Мовностилістичні поради: навч.
посіб. / О. Д. Пономарів. – 2-ге вид., стереотип. – К. : Либідь, 2001.
– 240 с.
15. Українська ділова і фахова мова: практичний посібник на щодень /
М. Д. Гінзбург, І. О. Требульова, С. Д. Левіна, І. М. Корніловська ; за
ред. М. Д. Гінзбурга. – 2-ге вид., випр. і доп. – К. : «Фірма «ІНКОС»,
Центр навчальної літератури, 2007. – 672 с.
Додаткова література
1. Ботвина Н. В. Міжнародні культурні традиції: мова та етика ділового
спілкування: навч. посіб. / Н. В. Ботвина. – К. : АртЕк, 2000. – 192 с.
2. Волошин В. Г. Комп’ютерна лінгвістика: навч. посіб. / В. Г. Волошин.
– Суми : ВТД ” Університетська книга”, 2004. – 382 с.
3. Гуць М.В. Українська мова у професійному спілкуванні : навч. посіб. /
Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. – К. : Міжнародна агенція
“BeeZone”, 2004. – 336 с.
4. Довідник з культури мови: [ посібник] / С. Я. Єрмоленко, С. П. Бибик,
Н. М. Сологуб [та ін.] ; за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. : Вища шк., 2005.
– 399 с.
5. Жайворонок В. В. Велика чи мала літера? Словник-довідник/
Жайворонок В. В. – К. : Наукова думка, 2004.
6. Корніяка О. М. Мистецтво гречності: Чи вміємо ми себе поводити ? /
О. М. Корніяка. – К. : Либідь, 1996. – 96 с.
7. Культура мови на щодень / Н. Я. Дзюбишина-Мельник, Н. С. Дужик,
С. Я. Єрмоленко [та ін.]. – К.: Довіра, 2000. – 304с.
8. Культура української мови: довідник / С. Я. Єрмоленко, Н.
Я. Дзюбишина-Мельник, К. В. Ленець [та ін.] ; за ред. В.М.
Русанівського. – К. : Либідь, 1990. – 304 с.
9. Малиновський В. Я. Словник термінів і понять з державного управління
/ В. Я. Малиновський. – вид. 2-ге, доп. і виправл. – К. : Центр сприяння
інституційному розвитку державної служби, 2005. – 254 с.
10. Палихата Е.Я. Культура наукового і ділового мовлення / Е. Я.
Палихата. – Тернопіль, 1997. – 132 с.
11. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування /
Радевич-Винницький Я. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К. : Знання, 2006.
– 291с.
12. Словник-довідник з культури української мови / Д. Гринчишин,
А.Капелюшний, О.Сербенська, З.Терлак. – К. : Знання, 2004. – 367с.
13. Словник іншомовних слів : 23000 слів та термінологічних
словосполучень / уклад. Л. О. Пустовіт [та ін.]. – К. : Довіра, 2000. –
1018 с.
14. Словник скорочень в українській мові / уклад. Н.Д.Гула [та ін.] ;
ред.-упоряд. В. В, Жайворонок, М . М. Фещенко ; за ред. Л. С.
Паламарчука. – К. : Вища шк. Головне вид-во, 1988. – 512 с.
15. Словник труднощів української мови / за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. :
Радянська школа, 1989.
16. Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О. О.
Потебні; Інститут української мови. – стереотип. вид. – К. : Наукова
думка, 2003. – 240 с.
17. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик,
І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К. : Довіра : УНВЦ «Рідна
мова», 1997. – 399 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і
діловодство).
Див.: Словник української мови. В 11 т. – К.: Наукова думка. 1971. – Т.
2. С. 356.
Див.: Українська радянська енциклопедія. – Вид. – 2-ге. – К.: Головна
редакція УРЕ. 1979. – Т. 3. – С. 428.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter