HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!
Документ, його роль та місце в управлінській діяльності
У процесі діяльності людини, будь-якого об’єкта, суб’єкта, підприємства
створюються документи, які відображають цю діяльність і показують
інформаційні зв’язки людини і суб’єкта. “Матеріальний об’єкт з
інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі у часі
та просторі” — так визначає документ ГОСТ 16487-83 “Діловодство та
архівна справа. Терміни та визначення”. Документи використовуються в
усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища
об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в
документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді
креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином,
документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й
інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання
інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план
виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов’язаний з усіма
формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на
апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування,
контролю та ін.
Один окремий документ – це одиничний акт документування. Діяльність
суб’єкта відображає сукупність документів, взаємопов’язаних та
взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88
“Уніфіковані системи документації. Основні положення” визначає систему
документації як сукупність взаємопов’язаних документів, що
застосовуються у певній сфері діяльності.
Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об’єктів та їх
суб’єктів, можна виявити значну кількість систем документації,
взаємопов’язаних та підпорядкованих.
Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вищу сходинку на
ієрархічних сходах документостворення, можна розглядати загальнодержавну
систему документації, яка включає всі види систем документації, що
виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд
підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними,
функціональними, за рівнем управління тощо).
В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні,
які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації.
Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична,
матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. – в тому або
іншому обсязі властиві для всіх органів управління.
Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і,
відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення
(об’єкти та їх суб’єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).
Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна
поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити
системи документації за рівнем управління, наприклад, системи
документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.
Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно
взаємопов’язані. Розвиток електронно-обчислювальної техніки та
впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення
документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності
розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому
Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих
систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у
певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації –
один із найважливіших напрямків розробки АСУ.
На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем
документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий
державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені
в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях,
повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів
проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 “Уніфіковані системи
документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка”.
У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів,
вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів.
Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об’єднаних за їх
функціональним призначенням і рівнем користування, загальнодержавних,
галузевих та ін.
На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані
на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем
документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації форми документів розробляються на основі державного
стандарту за ДСТУ 4163-2003 “Вимоги до оформлювання документів”.
Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою
документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання
всіх документів у суб’єкті. Система документування передбачає наявність
визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа,
а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа.
Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та
нормативно-методичними документами.
З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах,
закладається в пам’ять машини, коли стало можливим швидко отримати
будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш
виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення
управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання,
опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів
як її носіїв.
Вся управлінська діяльність тісно пов’язана з роботою над документами,
оскільки.для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з
питання, що розглядається, носієм якої є документ – об’єкт праці в
сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є
найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері
управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку
суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних
зв’язків, зростання обсягів документаційної інформації.
Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу
використовують на складання, погодження, опрацювання документів та
інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих
випадках – до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників
сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі,
оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання
інформації в них становлять основний зміст роботи.
Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації
документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства,
затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система
діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил,
нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного
забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання
документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири
основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення
управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація
документів; раціональна організація обігу документів і зберігання
документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що
займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців.
У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження
EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації
процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило
досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В
рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему
організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи
на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі
яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в
СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і
відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у
відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу
до активного впровадження АСУ.
Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних
положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання
документів.
У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова
редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного
забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але
водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання
документів.
2.2. Поняття «документ»: функції та класифікація
Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його
розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким
надається статус документа.
На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як
запис інформації, яка може бути використана як одиниця в
документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація
може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей,
тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку
тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа всі матеріальні
об’єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві
Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об’єкт з
інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в
часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія
інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному
управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує
ще одну важливу функцію – виступає як історичне джерело.
У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних
функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін
документознавства та архівоведення.
Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена
у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за
виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення
найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних
галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися
ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в
життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація та ін.) і організацією
контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані
частини.
Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на
базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі
умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона
повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо
інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь
в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З
другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь
наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть
помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.
В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це
пов’язано з розвитком суспільства. Будь-який суб’єкт чи кожна людина
зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В
умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація,
комерційні підприємства “виживають” тільки в тому випадку, якщо вони
своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала
товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, і навпаки.
Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у
суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють
вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних
структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.
Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється
чином:
документ – носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена
людиною;
документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом
інтелектуальної діяльності людини;
інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень,
переважно завершеного характеру;
повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;
інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено
людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).
Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким
чином, документ становить собою єдність матеріальної форми і інформації,
яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його
особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ
як такий.
Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною)
забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої
потребує спеціальних – професійних знань. Від того, як поставлена ця
робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого
суб’єкта.
Всі працівники управлінського апарату повинні не тільки правильно
складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються
з ними.
Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин
та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з
документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в
документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги.
Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення,
викладу тексту.
Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини
(реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її
написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до
оформлення документів також досить детально описані в системі
документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах
можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок
складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів
погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).
Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах
України, основними ознаками документа є:
наявність інформації, яка має певний зміст;
стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та
зберігання документа;
функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі
тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад,
управлінський документ);
Документ має відповідати таким основним вимогам:
видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її
компетенції;
не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих
органів влади;
бути точним, достовірним і переконливим;
бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних
стандартів;
містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
бути придатним для тривалого зберігання.
Види документів визначають за такими ознаками:
способом фіксації:
письмові документи — це рукописні і машинописні (друковані) документи;
графічні документи — карти, плани, схеми, малюнки, рисунки;
фото- і кінодокументи — це документи, створені способом фотографування і
кінематографії, відеозйомки тощо;
фонодокументи — документи, створені способом звукозап псування
(звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо);
найменуванням — заява, лист, телеграма, довідка, службова записка,
інструкція, протокол, резюме, автобіографія, наказ тощо;
походженням — службові (офіційні) й особисті:
службові документи створюються організаціями, підприємствами та
службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в
установленому порядку;
особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової
діяльності;
місцем виникнення (складання) — внутрішні та зовнішні:
внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації,
установи чи підприємства, де їх укладено;
зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи
організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком — вхідні й вихідні;
формою — стандартні (типові), трафаретні, індивідуальні (нестандартні):
стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в
певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи,
типові інструкції, типові положення);
трафаретні — це документи, частина яких надрукована, а для змінної
інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути надрукована або
вписана);
індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для
розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки
(протоколи, накази, заяви);
терміном виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної
черги;
термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також
документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма,
телефонограма);
дуже термінові документи з позначкою «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового
користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку
«Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до
кримінальної відповідальності;
юридичною силою — справжні (істинні), фальшиві (підроблені):
справжні (істинні) — це документи, створені за всіма правилами. Вони
бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають, коли втрачають
юридичну силу з будь-яких причин;
фальшиві (підроблені) — це документи, зміст яких чи їх оформлення не
відповідають дійсності;
стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом
і печаткою;
копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково
робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами,
організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для
довідок копії. Такі копії називаються відпуском. Оригінал і копія мають
однакову юридичну силу;
за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину робиться
виписка (витяг);
якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат;
юридично оригінал і дублікат рівноцінні;
терміном зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання;
складністю — прості і складні;
прості документи містять інформацію з одного питання;
складні — з двох та більше.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називається діловодством (справочинством).
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то
документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу.
Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним
законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим
порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:
1. достовірним;
переконливим;
належним чином відредагованим і оформленим;
містити конкретні пропозиції та вказівки.
Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як придатність до
тривалого зберігання, максимальна точність.
Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані
виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.
До загальних функцій документів слід віднести:
– інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
– соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він
задовольняє певну соціальну потребу);
– комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими
суспільними структурами);
– культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема
рівень наукового та технічного розвитку).
До спеціальних функцій документа належать такі:
– управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);
– правова (документ має юридичну силу);
– історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням
подій, явищ, що відбувалися у світі).
Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи
виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему
документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як
сукупності взаємопов’язаних документів у визначеній сфері діяльності.
Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської
документації бюджетних об’єктів і суб’єктів, обліково-грошової
документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний
управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з
якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і
вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і
трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі
документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди
належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції;
розпорядчі документи – накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення;
інформаційно-довідкові – акти, довідки, доповідні і пояснювальні
записки, а також найбільш масові види службових документів – листи,
телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої
особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.
2.3. Документаційне забезпечення управління: етапи виконання
Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний
етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з
надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно
від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом.
Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто
технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.
Реєстрація документів – важливий етап. В процесі реєстрації ведеться
облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про
документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і
інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації
закладається банк даних про документи, які циркулюють в об’єкті чи
суб’єкті.
&
&
&
&
&
??&?
&
&
&
З реєстрацією документів тісно пов’язаний наступний етап -контроль за
виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в
будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб’єкту ефективно
спланувати свій робочий день.
Від постановки реєстрації документів залежить і організація
інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного
обслуговування або секретар зобов’язані за кілька хвилин видати довідку:
де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а
також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з
тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в
ручному режимі – на картках або в автоматизованому – на комп’ютері.
Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на
виконання. Цей етап пов’язаний з проблемою прямоточності руху документа.
Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При
чіткому розподілі обов’язків та делегуванні повноважень документ відразу
потрапляє на виконання. При централізованій системі управління, коли
керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний
документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на
виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору –
від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис.
Наступний етап – поточне збереження документів. Будь-який документ після
того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому
інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим,
щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому
виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб
потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки
документів, які відкладаються в процесі роботи суб’єкта, багато, їх
організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації,
тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для
розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор
– номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які
ведуться в суб’єктах.
Номенклатура – найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ
дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак
складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід
роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти
номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст.
Якщо суб’єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно
звернутися . в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до
номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині
справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.
Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження
пов’язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють
визначення практичного та наукового значення документів, визначення
термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати
різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового
зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які
зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів
можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються “Переліки
документів за термінами зберігання”. Вони бувають типові та відомчі.
Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної
документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх
сфер діяльності (культури, охорони здоров’я, кінематографії, сільського
господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи,
які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни
зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну
справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового
термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться
перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її
результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.
І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ
для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній
роботі, як правило, справи використовуються два роки – поточний рік та
минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву
суб’єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу.
Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил.
Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів
роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних
документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб’єкта чи
об’єкта, а якщо вони великі – в кожному структурному підрозділі.
Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об’єктів чи суб’єктів,
повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у
суб’єкта чи об’єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких
можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання,
організації документів.
Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В
першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні
документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних
установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів
належать:
– Державна система документаційного забезпечення управління. Основні
положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного
забезпечення.
– Типова інструкція зі справознавства в об’єктах та суб’єктах.
– Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів.
– Основні правила роботи відомчих архівів.
– Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності
держкомітетів, об’єктів, суб’єктів з визначенням термінів їх зберігання.
Суб’єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно
мати “Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв
та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства”, в
якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією
документів.
Друга частина пакета формується із організаційних та
нормативно-методичних документів самого суб’єкта. До нього належать:
– Статут або положення про об’єкт чи суб’єкт.
– Положення про структурний підрозділ (якщо суб’єкт має розгалужену
структуру).
– Посадові інструкції працівників структурних підрозділів.
– Інструкція з ведення справ даного суб’єкта.
– Номенклатура справ.
Стосовно останніх двох документів інструкція з діловодства повинна бути
конкретизована для даного суб’єкта його прикладами, номенклатурою справ
зі зразками документів, що можуть бути розроблені на державному рівні
або складатися працівниками місцевої архівної служби.
2.4. Державний стандарт оформлення документів
Діяльність об’єктів та суб’єктів відображається в різних системах
документації, але найбільш загальними та багаточисельними є
організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні
розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та
управління, а також підвідомчих їм суб’єктів. Державні стандарти на
організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були
затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці
державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ
6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 “УСД. Система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів”.
А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено
та надано чинності ДСТУ 4163 -2003 «Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів».
Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування,
адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД,
застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна
стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково
обґрунтовані загальні правила складання службових документів та
машинописного їх оформлення.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які
називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат,
заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають
різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених
в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду
документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій
формуляр, який називається типовим формуляром.
В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення
загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі
чи схеми побудови документів одержали назву “Формуляр-зразок”
Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра
службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат,
розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні
реквізити (ДСТУ 2732-2004).
Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до
оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та
автоматизації роботи з ними.
ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у
всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи
організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний
склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному
реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з
постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням
максимального набору знаків при його написанні.
Для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32
реквізитів:
1 – Державний герб та герб АРК;
2 – емблема організації чи підприємства;
3 – зображення нагород;
4 – код об’єкта чи суб’єкта за загальнодержавним класифікатором
підприємств та організацій;
5 – код форми документа за загальнодержавним класифікатором
управлінської документації;
6 – найменування міністерства або відомства;
7 – найменування об’єкта чи суб’єкта;
8 – найменування структурного підрозділу;
9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в
банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс;
13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 – місце складання та видання вхідного документа;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту документа;
20 – відмітка про контроль;
21 – текст документа;
22 – відмітка про наявність додатків;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи;
26 – печатка;
27 – відмітка про засвідчення копій;
28 – прізвище виконавця та номер його телефону;
29 – відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 – відмітка про надходження;
32 – запис про державну реєстрацію.
Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть
зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого
документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з
них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на
папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види
документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які
містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420) і
А6(105х148).
В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до
бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве – 30
мм; праве – не менше 10 мм; верхнє – не менше 20 мм; нижнє – не менше 20
мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003
досить детально. Ці вимоги роз’яснені або викладені також в найбільш
важливому нормативно-методичному документі “Державна система
документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні
вимоги до документів та служб документаційного забезпечення”.
2.5. Бланк документа
В об’єктах та суб’єктах службові документи оформляються на бланках,
мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому
постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної
інформації.
Основні вимоги до бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути
надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним
стандартом.
Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення
різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.
Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти
розміщення реквізитів – кутовий та повздовжній.
При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб’єкта розташовується
вздовж верхнього поля документа. При кутовому – біля межі лівого поля у
верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та
зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його
рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження,
наприклад актів, інструкцій.
В наш час стрімко зростає кількість суб’єктів, які мають постійних
іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні
бланки, в яких такі реквізити, як назва суб’єкта та його адреса,
вказуються двічі українською та іноземною мовами.
На бланках об’єктів спільної діяльності також повинні бути визначені
назви країн, найменування та юридична адреса суб’єктів. Реквізити
бланків оформляються двома мовами.
Розташування реквізитів див. ДСТУ 4163-2003 ( HYPERLINK
“http://staratel.com/iso/DocSys/Doc/DSTU4163_03/DSTU.htm”
http://staratel.com/iso/DocSys/Doc/DSTU4163_03/DSTU.htm )
2.6. Вимоги до тексту документа
Текст – головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється
весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід
визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у
ньому бути, компетенції даного суб’єкта, правильно вибрати вид документа
для фіксації управлінської дії.Вид документа в багатьох випадках
передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці
документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх
документів.
Головними з них є вимоги достовірності та об’єктивності, максимальної
стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість
двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до
певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю
фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в
юридичному відношенні.
Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність
розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за
все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих
подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове
навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та
прямий порядок слів у реченні.
Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких
словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів
службових документів наведений великий алфавітний перелік
дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що
найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.
Подібні приклади використання словосполучень у службових документах
подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення
документів.
Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться
від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить,
керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих
документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається
від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки,
заяви, більша частина доповідних записок.
Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у
службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття
інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних
класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного
стандарту і правил української орфографії. Рекомендується
використовувати словник скорочень української мови.
У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості
розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, що містять
одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються
декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання
(реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення
на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох
виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них
доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх
опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька
питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо).
Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому
при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових
документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується
заносити до них по одному питанню.
Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно
бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на
обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид
документа, автор і дата.
В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини:
в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в
другій – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.
Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх
розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка
викликала складання документа.
Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа
рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з
викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім
підкріплювати їх обгрунтуванням.
Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ
або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його
дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.
Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка.
Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі
зупинки при читанні документа. Тексти складних, великих за обсягом
документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини:
розділи, підрозділи, пункти, підпункти, – які нумеруються арабськими
цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог
державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних
складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту
включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту.
Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.
Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення
визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями,
які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для
стандартизації, уніфікації та трафаретизації текстів документів.
Стандартизація – це встановлення єдиних норм та вимог, які
пред’являються до документів.
Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і
різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка
єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних
текстів.
Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти
одноманітності в структурі та обробці інформації. Вони сприяють також
напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою
стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів
підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків:
підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для
машинної обробки управлінської інформації.
До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації
відносяться:
встановлення кола документів, які обертаються в організації;
стандартизація формулярів та текстів документів;
трафаретизація формулярів документів.
З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія
державних стандартів на управлінську документацію, а також низка
стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в
управлінській діяльності підприємства.
Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в
тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно
поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.
Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє
підвищенню культури діловодства. Створюються збірники трафаретних
текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист
з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної)
частини та змінної частини – вставки.
Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина,
окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75%
часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде
пропущене в тексті.
Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх
розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах.
Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа,
оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної
інформації, місце якої раніше обумовлене. Фактично він заповнює раніше
складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає
зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне,
фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її
сприйняття.
Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен
знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання
будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації
складеного типового тексту.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
